«Бухгалтерия» — это реестр всех документов компании: договоров, счетов, актов, счетов-фактур и УПД. Здесь их создают, следят за оплатами и статусами и отсюда переходят в настройки юрлиц, нумерации и шаблонов печати.
Где найти и кому виден раздел
Пункт «Бухгалтерия» в меню слева ведёт на страницу реестра документов. Заголовок страницы — «Бухгалтерия», подзаголовок — «Документы, оплаты и статусы».
Раздел виден руководителям и сотрудникам с расширенными правами. Если пункта в меню нет — у вас нет к нему доступа, обратитесь к руководителю компании (подробнее — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может»). При переходе по прямой ссылке без прав страница ответит «Недостаточно прав для доступа к бухгалтерии.».
Модуль включается не в настройках компании, а на стороне платформы WideBear. Если он выключен, пункта меню нет вовсе, а прямой переход отвечает «Модуль „Бухгалтерия“ отключён.». Напишите нам, если раздел вам нужен, а его нет.
Документы других компаний недоступны даже по прямой ссылке — система их просто не покажет.
Раздел работает в демо-режиме
Под шапкой раздела постоянно висит плашка «Раздел работает в демо-режиме»: «Часть функций ещё недоступна или может работать некорректно. Мы активно дорабатываем модуль — используйте его для ознакомления и присылайте замечания: они помогут нам быстрее довести бухгалтерию до релиза.» Куда писать замечания — в статье «Где получить помощь».
Кнопки в шапке
- «Дашборд» — финансовая сводка: выручка за месяц, ожидающие и просроченные счета. См. «Финансовый дашборд бухгалтерии».
- «Настройки» — профили юрлиц, нумерация и шаблоны печати. См. «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты», «Нумерация документов» и «Шаблоны документов: как сделать свой».
- Синяя кнопка «Создать» с выпадающим списком типов: «Счёт на оплату», «Договор», «Приложение к договору», «Акт выполненных работ», «Счёт-фактура», «Счёт-договор», «УПД», а ниже, за разделителем, — «Договор с самозанятым» и «Договор с ИП». Разбор форм — в статьях «Как создать счёт на оплату» и «Договор и цепочка документов».
Четыре плитки сверху
Плитки «Выставлено», «Оплачено», «Ожидает» и «Просрочено» пересчитываются под текущий набор фильтров.
| Плитка | Что считает |
|---|---|
| Выставлено | Сумма всех счетов в текущем фильтре, независимо от статуса |
| Оплачено | Сумма фактически поступивших оплат по этим счетам |
| Ожидает | Счета в статусах «Выставлен» и «Частично оплачен» |
| Просрочено | Счета в статусе «Просрочен» |
В плитки попадают только два типа документов — «Счёт на оплату» и «Счёт-договор». Договоры, акты и счета-фактуры в суммы не входят намеренно: иначе одна и та же сделка считалась бы дважды — и по договору, и по счёту к нему.
Вкладки по типам
Под плитками — вкладки: «Все», «Договоры», «Счета», «Акты», «Счета-фактуры», «С самозанятыми», «С ИП», «УПД», «Приложения». Вкладка работает как быстрый фильтр и не сбрасывает остальные условия отбора.
Вкладка «Счета» показывает только документы типа «Счёт на оплату». Счета-договоры ищите на вкладке «Все» — отдельной вкладки у них нет.
Фильтры и поиск
- «Период» — кнопки «Месяц» (с 1-го числа текущего месяца по сегодня), «Квартал» (с начала квартала), «Год» (с 1 января), «Все». Рядом — два поля с датами: если задать их вручную, кнопка-пресет снимается.
- «Статус» — общий список всех статусов.
- «Заказчик» — контрагенты компании.
- «Наша компания» — профиль юрлица, от имени которого выставлен документ.
- «Поиск» с подсказкой
Номер, контрагент...— ищет по номеру документа и по названию контрагента. - Кнопка с лупой применяет фильтры, кнопка с крестиком («Сбросить») очищает их.
Карточки документов в списке
Каждая строка кликабельна и открывает карточку документа. Слева у карточки — цветная полоса по статусу:
- зелёная — «Оплачен», «Подписан», «Действует»;
- синяя — «Выставлен», «На подписании»;
- жёлтая — «Частично оплачен»;
- красная — «Просрочен»;
- тёмная — «Отменён», «Расторгнут»;
- серая — остальные, в том числе «Черновик».
В строке видны номер, тип, дата, контрагент и связанное мероприятие, справа — сумма и, если были оплаты, приписка «оплач. …». Если документ создан из другого, рядом с номером появляется стрелка на родительский документ. Значок звена цепи означает, что на документ созданы внешние ссылки для клиента.
Просроченные документы всегда поднимаются в начало списка, остальные идут по дате от новых к старым. Если под фильтры ничего не подошло — «Документы не найдены».
Смена статуса прямо из списка
В правой части карточки — выпадающий список статусов. Выбор применяется сразу, без открытия документа. Набор вариантов зависит от типа: у договоров он один, у счетов — другой. Подробный разбор — в статье «Типы документов и их статусы».
Статусы «Частично оплачен» и «Оплачен» система проставляет сама, когда вы регистрируете оплату в карточке документа. Менять их руками обычно не нужно — см. «Оплаты по документу». Статус «Просрочен» тоже проставляется сам: раз в сутки, ночью, система помечает им счета и счета-договоры с прошедшим сроком оплаты. Вручную его ставят, когда срок оплаты в документе не заполнен.