Готовую смету можно скачать файлом — в Excel или PDF — либо выгрузить на Google Drive. Внешний вид документа задаёт шаблон, а суммы в файле повторяют то, что вы видите в конструкторе.
Где найти
Откройте мероприятие, вкладка «Смета», и прокрутите правую колонку до низа: под итогами находится блок «Выгрузка». Как открыть конструктор — в статье «Что такое смета и как её открыть».
Если вместо кнопок вы видите предупреждение «Для выгрузки необходимо настроить» — в компании ещё нет профиля юр. лица или шаблона сметы. Ссылки в самом предупреждении ведут туда, где это заводится.
Как выгрузить смету
- Если у компании несколько юридических лиц — выберите юр. лицо, от имени которого формируется документ (при одном профиле выбор не показывается).
- Выберите шаблон. В списке и ваши шаблоны, и готовые системные; у шаблонов в формате Excel рядом с названием стоит пометка «(Excel)».
- При необходимости включите «Все листы» и/или «По залам».
- Нажмите кнопку нужного формата: «PDF» или «Excel». Для выгрузки в облако — «Drive».
Последний выбранный шаблон и юр. лицо запоминаются и подставятся в следующий раз. Смена шаблона сразу перекрашивает заголовки секций в конструкторе.
Кнопка «PDF» есть не у всех шаблонов: если шаблон в формате Excel — а для смет это основной формат — доступна только кнопка «Excel».
Проверка перед выгрузкой
Под кнопками система показывает блок «Так смета выгрузится по выбранному шаблону»: она заранее сверяет смету с шаблоном и предупреждает о расхождениях — например, что в шаблоне нет столбца коэффициента, переменной НДС или общей скидки. В каждом предупреждении сказано, как это повлияет на файл; у предупреждения про коэффициент есть переключатель «Зашить в цену (итог сохранится)».
Если всё в порядке, появится строка «Шаблон содержит все нужные переменные — смета выгрузится без изменений». Ниже выводятся «Подытог» и «Итого», а при ненулевых значениях — ещё «Скидка» и «НДС». Сверьте их с конструктором (см. «Скидки, налоги и итоги»).
Все листы и разбивка по залам
Флажок «Все листы» появляется, только если листов больше одного: он собирает их в один Excel-файл, каждый лист — отдельной вкладкой книги.
Флажок «По залам» группирует позиции по залам мероприятия. Рядом появляется выбор порядка вложенности:
- «Категории внутри залов» — крупным блоком идёт зал, категории оборудования вложены в него.
- «Залы внутри категорий» — наоборот: сверху категория, внутри неё залы.
Флажок «Подытог» добавляет после каждого блока верхнего уровня строку с промежуточной суммой — по залу или по категории, смотря какой порядок выбран. Заголовки залов оформляются отдельным цветом из шаблона.
Выгрузка на Google Drive
Кнопка «Drive» появляется, только когда вашей компании доступен Google Диск; если кнопки нет — обратитесь к руководителю компании. Файл попадает в папку с названием вашей компании, в подпапку «Сметы», и превращается в Google Таблицу. Затем кнопка меняется на «Открыть на диске» с кнопкой обновления рядом; если после выгрузки вы правили смету, загорается пометка «не актуальна» — нажмите обновление.
Что попадёт в документ
Состав и порядок блоков определяет шаблон: обычно это реквизиты юр. лица и заказчика, название и даты мероприятия, площадка, таблица позиций с заголовками категорий в цветах шаблона и итоги с суммой прописью. В Excel-файле суммы позиций и итоги — живые формулы: поменяете в скачанном файле цену или количество, и всё пересчитается само. Имя файла берётся из названия мероприятия: «Конференция 2026» → Конференция 2026.xlsx.
Где настраиваются шаблоны
Шаблон задаёт оформление и цвета заголовков категорий, подкатегорий и залов. Список шаблонов — в боковом меню: «Компания» → «Шаблоны документов» (сама страница называется «Шаблоны печати»). Туда же можно попасть из раздела «Бухгалтерия» → «Настройки»: карточка «Шаблоны документов», кнопка «Управление шаблонами». Подменю «Компания» видно руководителям и сотрудникам с расширенными правами; если этого пункта нет в меню — доступа к нему у вас нет, обратитесь к руководителю компании.
Как собрать свой шаблон сметы — в статье «Как создать Excel-шаблон сметы».
Если что-то пошло не так
- «[контрагент не выбран]» в документе — у мероприятия не заполнен заказчик.
- «[наша компания не выбрана]» — не выбрано юр. лицо; заведите профиль в разделе «Мои компании».
- Пустая таблица позиций — в шаблоне не распознана строка с переменными позиций; проверьте её кнопкой «Проверить переменные» на странице шаблона.
- Суммы не совпадают с конструктором — читайте предупреждения в блоке проверки.
Перед отправкой клиенту вариант сметы имеет смысл зафиксировать — см. «Версии сметы и согласование».