Шаблон сметы — это таблица формата .xlsx, в которой вы сами задаёте оформление (шрифты, цвета, ширину колонок, логотип), а вместо реальных данных вставляете переменные в фигурных скобках, например {our_name} или {client_inn}. При выгрузке сметы система заменит переменные на данные мероприятия, заказчика и позиций.
Шаблон создаётся копированием готового системного и редактируется в Google Таблицах: при копировании система создаёт редактируемую Google-копию в папке вашей компании на Google Диске. Вы оформляете её в Google, а WideBear при каждой выгрузке берёт самую свежую версию — отдельно загружать файл не нужно.
Google-копия шаблона создаётся сама при копировании — вручную ничего загружать не нужно. Если её по какой-то причине нет (например, Google Диск был временно недоступен), на странице шаблона появится кнопка «Создать Google-копию» — нажмите её.
Шаг 1. Скопируйте системный шаблон
- В боковом меню откройте «Компания» → «Шаблоны документов». Сама страница называется «Шаблоны печати» и делится на две секции: «Мои шаблоны» и «Системные шаблоны».
- В секции «Системные шаблоны» найдите плитку с бейджем «Смета» и форматом «.xlsx».
- Нажмите «Скопировать». Появится окно с шагами «Создаём копию шаблона…», «Создаём документ в Google Документах…», «Проверяем переменные…», «Почти готово…» — это занимает несколько секунд.
- Копия получит имя вида «название (копия)», попадёт в секцию «Мои шаблоны», и система сразу откроет страницу её параметров. Она уже содержит готовую структуру сметы — шапку, блок заказчика, таблицу позиций и строку итогов.
Системные шаблоны нельзя редактировать и удалять — только копировать; все правки вносятся в вашей копии. Если пункта «Шаблоны документов» нет в меню — у вас нет доступа к этому разделу, обратитесь к руководителю компании. Про шаблоны остальных документов — в статье «Шаблоны документов: как сделать свой».
В поле «Тип документа» на странице параметров должно стоять «Смета». Только шаблоны этого типа предлагаются при выгрузке сметы, и только у них появляется карточка «Цвета смет».
Шаг 2. Откройте шаблон в Google Таблицах
- В секции «Мои шаблоны» нажмите на плитке кнопку «В Google». Можно и иначе: открыть параметры шаблона по иконке шестерёнки и нажать «Редактировать в Google Документах».
- Шаблон откроется в Google Таблицах в новой вкладке. Здесь вы меняете оформление и расставляете переменные.
- Изменения сохраняются прямо в Google и сразу применяются к новым выгрузкам — повторно загружать что-либо в WideBear не нужно.
Как работают переменные
Переменная — это текст в фигурных скобках, например {event_name}. Вы вставляете такой текст в ячейку таблицы, а при выгрузке система найдёт его и подставит реальное значение: ячейка Мероприятие: {event_name} превратится в Мероприятие: Корпоратив «Новый год 2026».
Переменные можно комбинировать с обычным текстом в одной ячейке, ставить несколько подряд, задавать любое форматирование (шрифт, цвет, выравнивание) — всё сохранится. Исключение — строка с позициями сметы (о ней ниже): там ячейка заменяется значением целиком, поэтому дописывать текст рядом с {item_*} не нужно.
Полный список доступен прямо на странице параметров шаблона в блоке «Доступные переменные»: есть поиск «Поиск по имени или описанию…», у каждой группы счётчик вида «использовано / всего», а клик по переменной копирует её в буфер обмена. Тот же список с пояснениями приведён ниже.
Строка-шаблон для позиций
Самая важная часть шаблона — строка с переменными {item_*}. Это единственная строка в таблице, где встречаются переменные позиций. Система берёт её как образец и дублирует столько раз, сколько позиций в смете, сохраняя всё форматирование.
Пример строки-шаблона, каждая ячейка в своей колонке:
| A | B | C | D | E | F |
|---|---|---|---|---|---|
{item_num} | {item_name} | {item_qty} | {item_price} | {item_coeff} | {item_total} |
Правила для строки-шаблона:
- Все переменные
{item_*}должны находиться на одной и той же строке. Если хотя бы одна окажется на другой — проверка переменных выдаст ошибку, и таблица позиций не заполнится. - Порядок колонок не важен — система определяет назначение по имени переменной, а не по месту.
- Заголовки колонок («№», «Наименование», «Кол-во», «Цена») разместите на строке выше строки-шаблона.
- Форматирование ячеек (денежный формат, выравнивание, границы) сохраняется и применяется ко всем строкам позиций.
- Использовать все переменные
{item_*}не обязательно — выберите только нужные колонки.
Номер позиции в смете — это{item_num}. Похожая переменная{item_idx}относится к счетам и договорам: в смете она не подставляется — если поставить её в строку-шаблон, колонка выйдет пустой. По той же причине в смете не работают{item_vat_rate}и{item_vat_amount}— НДС в смете считается на весь лист, а не построчно.
Заголовки категорий и подкатегорий
Категории оборудования («Звуковое оборудование», «Свет», «Видео») и подкатегории («Микрофоны», «Колонки») вставляются автоматически — писать {section_name} вручную не нужно. Над каждой группой позиций система сама добавит строку с названием и раскрасит её по настройкам из карточки «Цвета смет (для строк-секций)» на странице параметров шаблона: там три пары «фон / текст» с подписями «Категория», «Подкатегория» и «Зал». Цвет «Зал» применяется к тем заголовкам, которые получились из залов при выгрузке с флажком «По залам».
Подкатегория колонкой слева
Если вы хотите, чтобы подкатегория была не отдельной строкой сверху, а колонкой слева от позиций, — вставьте переменную {subsection_name} в ту же строку, где стоят {item_*}, в нужную колонку. Система поймёт это как сигнал: подкатегории идут вертикально, и объединит ячейки этой колонки по высоте всех её позиций. В таком режиме после каждой подкатегории добавляется строка «ИТОГО:» с её суммой.
Итоги сметы — живые формулы
Переменные итогов превращаются не в текст, а в настоящие формулы Excel. Если открыть готовую смету и поменять количество или цену — итоги пересчитаются сами.
{item_total}— сумма позиции: цена × количество × коэффициент. Если в строке-шаблоне есть и колонка{item_discount}, скидка позиции сразу входит в формулу.{estimate_subtotal}— сумма всех строк колонки{item_total}.{estimate_discount}— подитог × процент общей скидки листа.{estimate_vat}— налог от суммы за вычетом скидки. Для НДС «сверху» это ставка от суммы, для налога «от итога» (УСН, АУСН, своя ставка) — ставка от итога.{estimate_total}— подитог минус скидка плюс налог.{estimate_total_words}— сумма прописью; это тоже формула, она пересчитывается вслед за ячейкой итога.
Если какой-то переменной итогов в шаблоне нет, система не бросает расчёт, а «зашивает» соответствующую величину в цены позиций — например, без {estimate_vat} налог войдёт в цены, и отдельной строки НДС в документе не будет. Перед выгрузкой конструктор предупреждает об этом; подробнее — в статье «Экспорт сметы в Excel и PDF».
Шаг 3. Проверьте переменные
После правок в Google вернитесь на страницу параметров шаблона и нажмите «Проверить переменные». Система заберёт актуальную версию из Google и покажет результат:
- «Найдено переменных: N» и их перечень;
- «Строка-шаблон позиций: да (строка N)» — либо «не найдена — таблица позиций не будет заполнена»;
- предупреждение «Неизвестные переменные», если в шаблоне есть опечатки.
В блоке «Доступные переменные» найденные переменные подсвечиваются с подсказкой «Уже используется в шаблоне», а счётчики групп обновляются — сразу видно, что добавлено, а что нет.
Название шаблона, тип документа и цвета сохраняются кнопкой «Сохранить» вверху страницы. Само содержимое шаблона хранится в Google и сохраняется там автоматически.
Какие переменные заполняются в смете
Все переменные пишутся в фигурных скобках без пробелов: {имя_переменной}.
Наша компания (реквизиты исполнителя)
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{our_name} | Наименование | ООО «Ивент Про» |
{our_inn} | ИНН | 7707123456 |
{our_kpp} | КПП | 770701001 |
{our_ogrn} | ОГРН | 1234567890123 |
{our_address} | Юридический адрес | г. Москва, ул. Ленина, д. 1 |
{our_bank} | Банк | Банк «Пример» |
{our_bik} | БИК | 044000001 |
{our_account} | Расчётный счёт | 40702810000000000001 |
{our_corr_account} | Корр. счёт | 30101810000000000001 |
{our_phone} | Телефон | +7 (495) 123-45-67 |
{our_email} | Электронная почта | info@example.ru |
{our_director} | ФИО руководителя | Иванов Иван Иванович |
{our_director_position} | Должность руководителя | Генеральный директор |
Куда вставлять: в шапку документа, блок реквизитов, подпись в конце сметы. Значения берутся из профиля юр. лица, выбранного при выгрузке — см. «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты».
Заказчик
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{client_name} | Наименование | ООО «Заказчик» |
{client_inn} | ИНН | 7708654321 |
{client_kpp} | КПП | 770801001 |
{client_address} | Адрес | г. Москва, ул. Пушкина, д. 10 |
{client_phone} | Телефон | +7 (495) 987-65-43 |
{client_email} | Электронная почта | client@example.ru |
Данные берутся из карточки заказчика, указанного в мероприятии. Если заказчик не выбран, в документе появится надпись «[контрагент не выбран]».
Мероприятие и лист сметы
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{event_name} | Название мероприятия | Корпоратив «Новый год 2026» |
{event_start} | Дата начала | 20.12.2025 |
{event_end} | Дата окончания | 20.12.2025 |
{event_venue} | Площадка | БЦ «Панорама» |
{estimate_sheet_name} | Название листа сметы | Основная смета |
Суммы документа
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{doc_total} | Итого по смете (текстом) | 150 000,00 |
{doc_total_words} | Сумма прописью (текстом) | Сто пятьдесят тысяч рублей 00 копеек |
{doc_vat} | Налог | 25 000,00 |
{doc_total_no_vat} | Сумма без налога | 125 000,00 |
Это «застывшие» значения на момент выгрузки. Если нужны пересчитываемые итоги, используйте переменные группы «Итоги сметы».
Позиции сметы (только в строке-шаблоне)
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{item_num} | Порядковый номер позиции | 1 |
{item_name} | Название | Микрофон беспроводной |
{item_desc} | Описание | С кейсом и стойкой |
{item_qty} | Количество | 4 |
{item_unit} | Единица измерения (всегда «шт.») | шт. |
{item_coeff} | Коэффициент (обычно дни аренды) | 3 |
{item_price} | Цена за единицу | 5 000,00 |
{item_discount} | Скидка на позицию, % | 10 |
{item_total} | Сумма позиции (формула) | 60 000,00 |
Категории и подкатегории
| Переменная | Что подставляется | Когда использовать |
|---|---|---|
{section_name} | Название категории | Обычно не нужна — заголовки вставляются автоматически. |
{subsection_name} | Название подкатегории | Только для колонки слева — вставьте в строку-шаблон рядом с {item_*}. |
Итоги сметы
| Переменная | Что подставляется | Пример |
|---|---|---|
{estimate_subtotal} | Подитог — формула | 150 000,00 |
{estimate_discount} | Скидка листа — формула | 10 000,00 |
{estimate_vat} | Налог — формула | 28 000,00 |
{estimate_total} | Итого к оплате — формула | 168 000,00 |
{estimate_total_words} | Итого прописью — формула | Сто шестьдесят восемь тысяч рублей 00 копеек |
Куда вставлять: в строки под таблицей позиций, обычно с выравниванием по правому краю.
В блоке «Доступные переменные» показан весь справочник переменных системы, а не только сметные. Переменные, которых нет в таблицах выше, — номер и дата документа, реквизиты договора, адрес доставки, данные исполнителя и трудозатрат, а также логотип {our_logo} — осмысленными данными в смете не заполняются: одни выведутся пустыми, другие останутся в файле текстом в фигурных скобках. В шаблоне сметы их лучше не использовать. Логотип в Excel-шаблон вставляйте картинкой прямо в Google Таблице.
Частые ошибки
- Переменная без скобок.
item_name— не сработает. Правильно:{item_name}. - Пробелы внутри скобок.
{ item_name }не распознаётся. Пишите слитно. - Разорванное форматирование. Если вы правили переменную посимвольно и часть букв получила другой шрифт, ячейка может «разорваться» на фрагменты. Решение: очистите ячейку и впишите
{item_name}целиком заново. - Позиции на разных строках. Все
{item_*}должны быть на одной строке — иначе проверка выдаст ошибку. - Не задан денежный формат. Без него цены выгрузятся без разделителей тысяч. Задайте формат прямо в Google Таблицах — система его сохранит.
- Неизвестная переменная. Если написать
{our_name2}вместо{our_name}, проверка покажет предупреждение, а в смете останется исходный текст{our_name2}.
Полезные советы
- Сделайте несколько шаблонов для разных клиентов или стилей — они выбираются при каждой выгрузке.
- Настраивайте цвета категорий, подкатегорий и залов в карточке «Цвета смет»: они применяются к автоматически вставляемым заголовкам и сразу видны в конструкторе сметы.
- Формулы в итогах позволяют править цены прямо в скачанном файле — всё пересчитается.
- Готовую структуру всегда можно взять заново, скопировав системный шаблон.
- После правок в Google нажимайте «Проверить переменные» — так вы убедитесь, что строка позиций распознаётся.
Как выгрузить смету по готовому шаблону — в статье «Экспорт сметы в Excel и PDF». Что попадает в позиции сметы — в статье «Как наполнить смету позициями».