Траты вносятся прямо на странице раздела, без отдельных окон: форма раскрывается над таблицей, а сохранённая запись сразу появляется в списке и в показателях. Ниже — все поля, подсказки и приёмы быстрого ввода.
Кнопка «Добавить трату»
- Откройте «Траты компании».
- Нажмите «Добавить трату» в правом верхнем углу — форма раскроется в карточке «Список трат», прямо над таблицей, и курсор встанет в поле «Назначение траты».
- Повторное нажатие той же кнопки форму закрывает. Если в этот момент вы редактировали существующую трату, кнопка вместо закрытия переключит форму на новую запись.
Кнопка есть только у тех, кому разрешено править траты, — у сотрудников с уровнем доступа «4 — Бухгалтер» и «5 — Главный администратор». Кто именно видит раздел, разобрано в статье «Траты компании: обзор раздела».
Поля формы
- Дата — по умолчанию сегодняшняя. Именно по ней трата попадает в период и в аналитику.
- Категория — выпадающий список из восьми значений (см. ниже). По умолчанию подставляется «Прочее».
- Сотрудник — поиск по сотрудникам компании, плейсхолдер «Сотрудник — не указан». Поле необязательное: аренда, налоги и общие расходы обычно остаются без человека. Если в фильтре над таблицей уже выбран конкретный сотрудник, он подставится в новую трату автоматически — удобно, когда вносите выплаты по одному человеку подряд.
- «Назначение траты» — обязательное поле, короткое описание: «Микрофон петличный», «Аренда склада, июнь». Длиннее 255 символов текст обрежется.
- «Комментарий (необязательно)» — пояснение, которое будет видно в таблице мелким шрифтом под назначением.
- «Сумма ₽» — обязательное поле, копейки допустимы.
Поле «Сотрудник» — это тот, кому выплачено или кто совершил расход. Колонка «Кто внёс» в таблице заполняется системой сама и означает автора записи. Их не надо путать.
Подсказки по названию траты
Как только вы начинаете печатать в поле «Назначение траты» (или просто ставите в него курсор), под полем появляется список ранее введённых названий вашей компании — до десяти вариантов. Поиск идёт по любому вхождению текста, наверху оказываются те, что встречались чаще и позже.
- Стрелки вверх и вниз перебирают подсказки, Enter подставляет выделенную, Esc закрывает список.
- Вместе с названием подставляется категория из самой свежей такой траты — и сотрудник, если вы ещё никого не выбрали. Уже выбранного вручную человека подсказка не затирает.
- Справа в каждой подсказке показана её категория.
Прикрепление файлов
Кнопка «Прикрепить файлы» добавляет к трате чеки, счета и накладные — можно выбрать сразу несколько. Уже сохранённые файлы выводятся ссылкой с размером и крестиком удаления (при нажатии система переспросит «Удалить файл?»), ещё не отправленные помечены значком загрузки, и их можно убрать до сохранения.
Файлы попадают в файловое хранилище компании, в папку «Траты компании», и учитываются в её объёме. Скачиваются они по временной ссылке — открывайте их из карточки траты, а не сохраняйте адрес.
Файлы загружаются уже после того, как трата создана. Если запись сохранилась, а файлы — нет, система сообщит об этом отдельно: сама трата не потеряется, файлы можно добавить повторно через «Изменить».
Быстрый ввод: Enter и «добавить и продолжить»
Enter в поле «Назначение траты» или в поле «Сумма ₽» сохраняет запись — тянуться к кнопке не нужно.
При создании новой траты форма после сохранения остаётся открытой: дата, категория и сотрудник сохраняются, а назначение, комментарий, сумма и файлы очищаются, курсор возвращается в «Назначение». Так пачка однотипных трат вносится за минуту. Закончив, закройте форму крестиком (подсказка «Отмена») или кнопкой «Добавить трату».
Кнопка сохранения называется «Добавить» для новой траты и «Сохранить» при редактировании существующей.
Что система проверяет при сохранении
| Сообщение | Что не так |
|---|---|
| «Укажите корректную дату» | Дата пустая или введена неверно |
| «Укажите корректную сумму» | В сумме не число |
| «Сумма не может быть нулевой» | Введён ноль — трата на 0 ₽ бессмысленна |
| «Укажите назначение траты» | Не заполнено обязательное поле |
После успешного сохранения появляется уведомление «Трата добавлена» или «Трата обновлена», список и показатели пересчитываются сразу.
Отрицательные суммы: возвраты и корректировки
Сумму можно ввести со знаком минус. Так вносят возврат денег, отмену покупки или исправление задвоенной записи. В таблице такие строки подсвечены другим цветом, а в итогах они уменьшают сумму трат за период — и, соответственно, увеличивают чистую прибыль в «Аналитике». Ноль ввести нельзя.
Восемь категорий трат
Оборудование, Зарплаты и гонорары, Найм и вакансии, Сервисы и подписки, Аренда и помещение, Материалы и расходники, Налоги и сборы, Прочее.
Набор задан системой, свои категории добавить нельзя; по умолчанию подставляется «Прочее». По категориям строится карточка «Разбивка» и работает фильтр над таблицей — поэтому лучше выбирать осмысленно, а не оставлять всё в «Прочем».
Редактирование и удаление
В конце каждой строки таблицы стоят две кнопки: «Изменить» (карандаш) открывает ту же форму, заполненную данными траты, — курсор сразу встаёт в поле суммы, потому что чаще всего правят именно её. «Удалить» (корзина) спрашивает подтверждение «Удалить эту трату? Действие необратимо.» и убирает запись вместе с её файлами.
Удаление необратимо и нигде не фиксируется. Если по периоду уже сведены цифры, вместо удаления надёжнее внести корректирующую трату с отрицательной суммой и понятным назначением — тогда обе записи останутся в списке и итог сойдётся.
Как эти суммы превращаются в чистую прибыль, разобрано в статье «Показатели аналитики: откуда берутся цифры».