Шаблон печати — это заготовка документа: бланк со своей вёрсткой, логотипом и подписями, в который система подставляет данные счёта, договора или сметы. Свой шаблон делается не с нуля: вы копируете готовый системный и правите копию в Google Документах.
Где найти
Меню слева → «Компания» → «Шаблоны документов»
(страница шаблонов).
Сама страница называется «Шаблоны печати», под заголовком подпись
«Шаблоны .docx/.xlsx с переменными {var}, редактируемые в Google Документах».
Второй путь: «Бухгалтерия» → «Настройки» → карточка «Шаблоны документов» → кнопка «Управление шаблонами». Подменю «Компания» видно руководителям и сотрудникам с расширенными правами; если пункта нет в меню, доступа к нему у вас тоже нет (подробнее — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может»).
Кнопка «Шрифты» в правом верхнем углу ведёт на страницу «Шрифты компании» — они нужны конструктору коммерческих предложений, к шаблонам счетов и договоров отношения не имеют.
Системные и собственные шаблоны
Страница разделена на две секции.
- «Мои шаблоны» — то, что принадлежит вашей компании. Пока их нет, здесь написано: «У вас пока нет собственных шаблонов. Скопируйте системный — будет создана редактируемая Google-копия.»
- «Системные шаблоны» — «Готовые шаблоны, доступные всем. При копировании создаётся редактируемая Google-копия в папке вашей компании.» Они помечены замком: редактировать и удалять их нельзя, только копировать и посмотреть на Google Диске (иконка с глазом — «только чтение»).
На плитке своего шаблона видно название, строку «Обновлён» с датой и временем
и бейджи: тип документа, формат файла (.docx, .xlsx,
legacy или «без файла») и «Google», если редактируемая
копия уже создана. Кнопки плитки: «В Google», шестерёнка
«Параметры (поля, цвета, имя)», копирование и удаление.
Как сделать свой шаблон
- В секции «Системные шаблоны» найдите шаблон нужного типа и нажмите «Скопировать».
- Дождитесь окна «Копирование шаблона»: «Создаём копию шаблона… / Создаём документ в Google Документах… / Проверяем переменные… / Почти готово…». Копия получает имя вида «название (копия)».
- Система сама откроет страницу параметров новой копии и сообщит «Создана Google-копия шаблона „…“».
- Нажмите «Редактировать в Google Документах» и правьте бланк: логотип, шапку, реквизиты, подписи, порядок колонок.
- Вернитесь в WideBear и нажмите «Проверить переменные».
Отдельно «сохранять» шаблон после правки в Google не нужно: при каждой выгрузке документа система берёт актуальную Google-копию. На странице параметров это написано прямо: «Правки сразу применяются к новым выгрузкам.»
Пустой шаблон «с нуля» завести нельзя. Кнопка «Новый» в карточке «Шаблон печати» формы документа открывает в новой вкладке страницу нового шаблона, но для счетов, договоров, актов, смет и пропусков при сохранении вернёт вас к списку шаблонов с подсказкой: «Шаблоны документов создаются копированием системного шаблона — выберите подходящий в разделе „Системные шаблоны“.» Единственный рабочий путь — кнопка «Скопировать».
Страница параметров шаблона
Ссылка «К списку шаблонов» сверху, кнопка «Сохранить» справа. Карточки:
- «Основные параметры» — «Название» и «Тип документа». Тип решает, в каких документах этот шаблон будет предлагаться, и какой набор переменных вы увидите ниже.
- «Шаблон в Google Документах» — кнопки «Редактировать в Google Документах» и «Проверить переменные».
- «Доступные переменные» — справочник подстановок с поиском; клик по переменной копирует её в буфер обмена. Подробный разбор — в статье «Переменные шаблона и строка позиций».
- «Цвета смет (для строк-секций)» — появляется, только если тип документа «Смета».
Проверка переменных
Кнопка «Проверить переменные» выгружает текущую Google-копию и разбирает её. В отчёте будет:
- «Проверено (Google-копия, docx)» или «(локальный файл, xlsx)» — что именно проверено;
- «Найдено переменных: N» и их перечень;
- «Строка-шаблон позиций: да (строка N)» — либо «не найдена — таблица позиций не будет заполнена»;
- «⚠️ Неизвестные переменные: …» — если в бланке встретилось что-то, чего система не знает.
После проверки переменные, найденные в бланке, подсвечиваются в списке «Доступные переменные» пометкой «Уже используется в шаблоне», а у каждой группы обновляется счётчик «использовано / всего». Это удобный способ увидеть, что вы забыли вставить.
Цвета для шаблонов смет
Если у шаблона тип «Смета», появляется карточка «Цвета смет (для строк-секций)» — три пары «фон / текст» для строк «Категория», «Подкатегория» и «Зал». Эти цвета применяются к заголовкам разделов при выгрузке сметы в Excel. Подробнее — в статье «Как создать Excel-шаблон сметы».
Какой формат под какой документ
Система рекомендует форматы так:
| Формат | Типы документов |
|---|---|
| Текстовый документ (.docx) | Договор, Приложение к договору, Договор с самозанятым, Договор с ИП |
| Таблица (.xlsx) | Счёт на оплату, Счёт-фактура, Счёт-договор, Акт, Смета, Пропуска |
Логика простая: договор — это сплошной текст с пунктами, а счёт и смета — таблица с колонками и итогами. Отдельно стоит «Коммерческое предложение» — у него собственный конструктор, а не файл-бланк. УПД в списке типов шаблонов нет вовсе: его форма жёстко задана налоговой, поэтому в форме такого документа вместо выбора шаблона стоит карточка «Статус УПД».
Если что-то пошло не так
- «Шаблон скопирован локально, но не удалось создать Google-копию (Google Drive недоступен). Копия будет создана позже автоматически.» — копия шаблона уже ваша, а редактируемый Google-документ появится позже. Можно не ждать: на странице параметров нажмите «Создать Google-копию» (кнопка видна, пока стоит надпись «Google-копия ещё не создана»).
- «Создана Google-копия шаблона, но при конвертации часть тегов могла потеряться…» — откройте копию и нажмите «Проверить переменные»: скорее всего, одна-две подстановки разъехались и их надо вписать заново.
- Бейдж «legacy» означает старый шаблон без файла. В форме счёта, акта, счёта-фактуры и счёта-договора такие шаблоны в списке выбора не показываются — скопируйте вместо него системный.
Как шаблон попадает в документ
В форме счёта или договора есть карточка «Шаблон печати» с полем «Шаблон для „тип документа“». В списке — ваши шаблоны и системные того же типа. Рядом кнопки «Новый», «Редактировать» и «Предпросмотр»; две последние доступны, только когда шаблон уже выбран. Под полем подсказка: «Выбранный шаблон будет запомнен и автоматически подставлен в следующий документ этого типа». См. «Как создать счёт на оплату» и «Скачивание документа и версии файла».
Удаление
Кнопка удаления открывает отдельную страницу «Удалить шаблон „…“?» с предупреждением: «Действие нельзя отменить. Уже созданные документы останутся без изменений, но шаблон больше нельзя будет выбрать при печати.» Системный шаблон удалить не получится — система ответит «Системные шаблоны нельзя удалить».