Режим учёта определяет, насколько подробно WideBear следит за оборудованием: просто хранит каталог позиций или ведёт «цифрового двойника» склада с конкретными единицами, бронями и конфликтами дат. Здесь же настраиваются буферы вокруг мероприятия, момент создания брони и напоминания о сборке.
Где лежат настройки
Настройки склада живут в двух местах, и они разные.
- Короткая шторка. Откройте «Склад» и нажмите шестерёнку «Настройки» в правой части панели над таблицей. В шторке разделы-гармошки «Режим учёта», «Параметры резервирования» (в простом режиме его нет) и «Штрихкоды и QR-коды», а сверху — блок «Таблица» с выбором столбцов.
- Полная страница. Адрес — «Настройки склада». Здесь есть всё то же плюс карточки «Требования к операциям», «Уведомления», «Точки хранения» и «Инвентарные номера», а вернуться назад можно кнопкой «К складу».
Важно: ссылки на полную страницу настроек нет ни в меню, ни на самом складе — открыть её можно только по прямому адресу. Сохраните его в закладки.
Кто может менять настройки
Шестерёнка «Настройки» видна только сотруднику с уровнем доступа «Главный администратор» — у остальных её просто нет в панели. Полная страница откроется и другим, но кнопка «Сохранить настройки» будет неактивна, а внизу появится пояснение, что сохранение доступно администратору компании. Сам раздел «Склад» тоже виден не всем: если пункта нет в меню, обратитесь к руководителю компании (см. «Уровни доступа: кто что видит и может»).
Три режима учёта
| Режим | Что даёт | Чего нет |
|---|---|---|
| «Простой» | Каталог оборудования, услуг, персонала и комплектов; наличие вы отслеживаете сами | В карточке позиции нет раздела с отдельными единицами, колонка «Наличие» отключена, бронирования и контроля конфликтов нет |
| «Резервирование» | Автобронирование единиц, обнаружение конфликтов, таймлайн доступности, чеклисты сборки и возврата | Одна точка хранения |
| «Мультисклад» | Всё из режима «Резервирование» плюс справочник точек хранения | Перемещений между точками в интерфейсе пока нет |
В описании режима «Простой» на полной странице перечислен и список единиц с инвентарными номерами — но в карточке позиции этот раздел появляется только в режимах с резервированием.
В шторке карточка «Мультисклад» отключена и помечена бейджем «В разработке» — выбрать её оттуда нельзя. Включается она только на полной странице; что в ней работает уже сейчас — в статье «Мультисклад: точки хранения».
Как сменить режим
В шторке на складе режим применяется сразу по клику по карточке. На полной странице порядок другой:
- Нажмите карточку нужного режима.
- В окне «Изменить режим склада?» прочитайте предупреждение и нажмите «Подтвердить» (или «Отмена»).
- Под карточками появится напоминание, что режим применится после нажатия «Сохранить настройки». Нажмите эту кнопку внизу страницы.
Что происходит с данными. При переходе с простого режима система заводит рабочие статусы для всех существующих единиц — на текущую работу это не влияет. При обратном переходе активные брони не отменяются автоматически: виртуальный учёт просто перестаёт работать, а данные сохраняются. Ничего не удаляется.
Параметры резервирования
Карточка появляется, только если режим не «Простой».
- «Буфер до мероприятия» и «Буфер после мероприятия» (в шторке — «Буфер до, ч.» и «Буфер после, ч.») — часы на монтаж и на возврат с проверкой. По умолчанию 4 и 2 часа. Формула на странице: период занятости = начало − буфер до … конец + буфер после. Считается от фактического времени зала, а если у зала время не указано — от начала первого и конца последнего дня мероприятия.
- «Резервировать при:» — «При добавлении в мероприятие» (бронь создаётся сразу, конфликты видны немедленно), «При достижении статуса мероприятия» (появляется выбор стадии-порога: все стадии правее выбранной тоже включают бронирование, есть и вариант «Не задан») и «Вручную». В шторке те же варианты названы «При добавлении в смету» и «При подтверждении мероприятия», а стадия выбирается списком «Статус-триггер», где по умолчанию стоит «— любой статус —».
- «При конфликте резервирования:» — «Запретить добавление», «Предупредить, но разрешить» (помечено как рекомендуемый вариант) и «Только информировать». В шторке те же варианты названы «Блокировать», «Предупреждать» и «Только информировать».
Учтите: массовое бронирование срабатывает при переходе ровно на ту стадию, которая выбрана в списке «Статус-триггер» в шторке настроек склада. Порог на полной странице сам по себе бронирование не включает: пока в «Статус-триггере» стоит «— любой статус —», по смене стадии не забронируется ничего. И в любом случае система бронирует сама только те позиции зала, за которыми уже закреплена конкретная единица.
Как эти параметры выглядят со стороны менеджера — в статье «Бронирование оборудования со склада из сметы».
Требования к операциям
Карточка есть только на полной странице. Четыре переключателя: «Подтверждать выдачу», «Подтверждать приёмку», «Фото при повреждении» и «Комментарий при повреждении».
Учтите: эти переключатели сохраняются, но экраны сборки и приёмки их пока не проверяют. Прикрепить фотографию при приёмке в интерфейсе негде. Комментарий и так обязателен в шторке «Приёмка оборудования» для любого состояния, кроме «Исправна», — независимо от этой настройки. Считайте карточку договорённостью команды, а не запретом системы.
Уведомления
Два поля в часах: «Напоминать о сборке за» и «Уведомлять о просрочке через». Оба сообщения уходят в Telegram.
- Напоминание о сборке получают те, кого назначили ответственными именно за сборку. Сотрудник, выбранный сразу и на сборку, и на приёмку, считается ответственным за все этапы и напоминание не получает — как этого избежать, написано в статье «Вкладка „Сборщик“ в карточке мероприятия». Значение 0 в этом поле отключает напоминание.
- Предупреждение о невозвращённом оборудовании получают менеджер проекта и ответственные за приёмку.
Учтите: предупреждение о невозврате отправляется, как только истёк период занятости (конец мероприятия плюс буфер после), — число часов в поле «Уведомлять о просрочке через» на срок пока не влияет, и значение 0 это предупреждение не отключает.
Система проверяет оба условия примерно раз в полчаса, поэтому сообщение может прийти на несколько минут позже расчётного времени. Заодно она сама переводит брони в состояние сборки, когда наступает буфер до мероприятия, и снимает брони с мероприятий, переведённых в архивные стадии.
Столбцы таблицы склада
В шторке настроек блок «Таблица» → «Столбцы» управляет тем, что видно в списке позиций: «Название» (помечено «всегда», выключить нельзя), «Тип», «Категория», «Цена/сут.», «Наличие» и «Описание». В простом режиме «Наличие» недоступно и помечено пометкой о простом режиме.
Чего в настройках нет
Момент, с которого мероприятие считается готовым к сборке, звук сканера и поддержка RFID через интерфейс не настраиваются — система работает с одними и теми же значениями: готовность определяется утверждённой сметой, звук сканера включён, RFID выключен. Что это значит на практике, описано в «Сборка и приёмка: раздел „Сборка“». Префиксы инвентарных номеров разобраны в «Единицы хранения: инвентарные номера, штрихкоды и QR», общее устройство раздела — в «Обзор раздела „Склад“».