Мероприятие — центральный объект системы. К нему привязываются залы, персонал, оборудование, сметы, документы и финансы. Создание мероприятия — первый шаг в работе над проектом.
Где создать мероприятие
Есть два способа.
- Из списка мероприятий — откройте раздел «Мероприятия» в боковом меню и нажмите кнопку «Новое мероприятие» справа в шапке страницы.
- Из календаря — откройте «Календарь мероприятий» и нажмите (обычным или правым щелчком) на нужную дату. Появится небольшое меню из двух пунктов: «Мероприятие» и «Задача». Выберите «Мероприятие» — откроется форма, в которой дата начала и дата окончания уже заполнены выбранным днём. Пункт «Задача» к мероприятиям отношения не имеет: он сразу создаёт задачу со сроком на выбранный день и открывает её карточку.
Кнопка «Новое мероприятие» видна сотрудникам с уровнем доступа «Логист» и выше. Пункт «Мероприятие» в календаре появляется с уровня «Проджект менеджер». Если ни того, ни другого у вас нет — обратитесь к руководителю компании. Учтите и другое ограничение: мероприятие заводится сразу с вами в роли проектного менеджера, а им может быть только сотрудник уровня «Проджект менеджер» и выше — с более низким уровнем карточка молча не создастся. Подробнее — в статье «Кто видит и редактирует мероприятия».
Что заполнить на вкладке «Общие»
Обязательны только три поля: «Название», «Дата начала» и «Дата окончания». Остальное можно дозаполнить позже.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название | Обязательное. Отображается в списке, календаре, документах и уведомлениях. Делайте название понятным для всей команды. |
| Дата начала | Обязательное. Первый день мероприятия. |
| Дата окончания | Обязательное. Не может быть раньше даты начала — иначе под полями появится красная подпись «Дата окончания не может быть раньше даты начала». |
| Клиент | Заказчик из справочника контрагентов. Нового клиента можно завести прямо отсюда — кнопкой «+» рядом с полем открывается окно «Добавить нового клиента» с поиском по названию или ИНН. |
| Стадия | Подставляется первая стадия компании по порядку. Подробнее — «Что такое стадии мероприятия». |
| Проектный менеджер | По умолчанию — вы сами. В списке предлагаются сотрудники с уровнем доступа «Проджект менеджер» и выше, плюс вы сами. |
| Наблюдатели | Один или несколько сотрудников, которые следят за проектом. Помните: начиная с уровня доступа «Логист», наблюдатель получает и право редактировать мероприятие. |
| Описание проекта и Комментарий | Редакторы форматированного текста с панелью оформления. Если браузер поддерживает распознавание речи, рядом доступна голосовая диктовка. |
Проектным менеджером может быть только сотрудник с уровнем доступа «Проджект менеджер» и выше. Если оставить в поле сотрудника с более низким уровнем, сохранение не пройдёт и появится ошибка «Проектный менеджер должен иметь право на управление проектами». Разбор всех полей — в статье «Поля мероприятия: подробное описание».
Кнопки «Сохранить» на форме нет
Мероприятие создаётся само, как только заполнены название и обе даты:
- Появляется всплывающее сообщение «Мероприятие создано» с пометкой «Автосохранение».
- Адрес страницы меняется — это уже карточка созданного мероприятия, а не форма создания.
- Заблокированные вкладки разблокируются прямо на месте, страницу перезагружать не нужно.
Дальше все правки сохраняются автоматически примерно через полторы секунды после того, как вы перестали печатать. Статус видно в шапке карточки: «Сохраняю…», затем «✓ Сохранено». Подробности — в статье «Карточка мероприятия: вкладки и автосохранение».
Пока обязательные поля не заполнены
До того как название и обе даты введены, вкладки «Залы и персонал», «Смета», «Расходы», «Трансляции» и «Косяки и ништяки» приглушены и не открываются. Внутри них видны заглушки вида «Сохраните мероприятие, чтобы управлять залами и персоналом.».
Вкладки «Статистика» на форме создания нет вовсе — она появится после того, как вы обновите страницу уже созданного мероприятия (кнопка-иконка «Обновить страницу» с круговой стрелкой в шапке карточки).
Какие вкладки появятся у мероприятия
- Общие — основные данные, которые вы заполнили.
- Залы и персонал — локации, залы и назначения сотрудников. См. «Залы и локации мероприятия: даты, время и копирование».
- Смета — конструктор коммерческого предложения.
- Расходы — трудозатраты по мероприятию.
- Трансляции — Zoom, RTMP-стримы и сценарии по залам.
- Косяки и ништяки — журнал проблем и находок по проекту.
- Статистика — финансы одного мероприятия; вкладка видна с уровня доступа «Проджект менеджер».
Вкладки «Документы» в карточке редактирования нет. Договоры, счета и акты живут на странице просмотра мероприятия — она открывается щелчком по карточке в списке. Вкладка появляется там, только если в компании включён модуль бухгалтерии и у вас уровень доступа «Проджект менеджер» или выше. См. «Документы мероприятия: создание из карточки проекта».
Кто и когда узнает о новом мероприятии
Уведомление «Создано новое мероприятие» уходит не сразу. Отсчёт в пять минут перезапускается при каждом сохранении и срабатывает, только когда вы перестали править карточку. Так получатели видят заполненный проект, а не пустую заготовку, созданную по первой введённой букве.
Получают уведомление менеджеры компании и проектный менеджер мероприятия — те, у кого подключён Telegram. Если мероприятие сразу заведено на отменяющей или архивной стадии, уведомление не уходит вовсе. Подробнее — «Уведомления: какие приходят и как их отключить».
Быстрая смена стадии из списка
Цветная пилюля стадии на карточке в списке мероприятий кликабельна: открывается список стадий компании. Пилюля работает у сотрудников с уровнем доступа «Проджект менеджер» и выше, и только для тех проектов, которые им разрешено редактировать.
Если выбрать стадию с флагом отмены, откроется окно «Отмена мероприятия» с предупреждением «Сообщение об отмене будет отправлено всем сотрудникам мероприятия в Telegram», полем «Комментарий к отмене (необязательно)» и кнопками «Отменить» и «Подтвердить отмену». Обратный перевод с отменяющей стадии на обычную рассылает сотрудникам уведомление о восстановлении проекта.
Подсказки
- Мероприятие создаётся в той компании, в которой вы сейчас работаете.
- Название, даты, клиента и остальные поля можно менять в любой момент — правки сохраняются автоматически.
- Если проект похож на уже проведённый, быстрее скопировать существующий: см. «Копирование, удаление и восстановление мероприятия».