Профиль компании — это юридическое лицо, ИП или самозанятый, от имени которого WideBear оформляет документы. Пока в системе нет ни одного профиля, счёт выставить не получится, а смета не выгрузится: в её шапку нечего подставить.
Где найти
Меню слева → «Компания» → «Мои компании» (страница профилей). Подменю «Компания» видно руководителям и сотрудникам с расширенными правами; если пункта в меню нет, доступа к нему у вас тоже нет — обратитесь к руководителю компании (подробнее — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может»).
Тот же список продублирован в настройках бухгалтерии, в карточке «Профили компаний». Перейти туда можно кнопкой «Настройки бухгалтерии» в шапке карточки со списком.
Список профилей
Карточка называется «Профили компаний», под заголовком подпись «Юридические лица и ИП для оформления документов и смет». В таблице — колонки «Компания» (краткое название, под ним полное), «Тип», «ИНН / КПП», «Налогообложение», «Документов» (сколько документов уже выписано), «Статус» («Активна» или «Неактивна») и «Действия». У одного из профилей стоит бейдж «по умолчанию» — он подставляется в новые документы.
Если профилей ещё нет, страница покажет «У вас пока нет ни одного профиля компании.» и кнопку «Добавить первую компанию».
Как добавить профиль
- Нажмите «Добавить компанию».
- В поле «Полное наименование» начните вводить название — под полем появятся подсказки из государственного реестра. Выберите свою организацию, и система сама заполнит краткое наименование, тип, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адрес. То же самое работает в поле «ИНН», если ввести десять цифр и больше.
- Проверьте «Тип»: «ООО», «ИП» или «Самозанятый».
- В разделе «Руководство» заполните «ФИО руководителя» и «Должность» — они попадут в подпись документов. Поле «ФИО главного бухгалтера» необязательное.
- В разделе «Банковские реквизиты» введите БИК и нажмите «Заполнить по БИК» — название банка и корреспондентский счёт подставятся сами. Останется вписать расчётный счёт.
- Нажмите «Сохранить».
Оформление документов
В одноимённом разделе загружаются три картинки: «Логотип», «Печать» и «Подпись», а также заполняются «Телефон» и «Email». Рядом три переключателя — «Показывать логотип», «Показывать печать и подпись» и «Показывать email и телефон». Уже загруженная картинка сразу показывается под своим полем — по ней видно, что файл принят.
Ни логотип, ни печать, ни подпись из этого раздела не попадают в готовый файл сами: отдельных переменных для печати и подписи в шаблонах документов нет. Картинки добавляют прямо в бланк шаблона — см. «Шаблоны документов: как сделать свой» и «Переменные шаблона и строка позиций».
НДС и сообщение клиенту по умолчанию
Раздел «НДС по умолчанию» задаёт, каким создастся новый документ: «Режим НДС по умолчанию» («Без НДС», «С НДС в том числе», «НДС сверху»), «Ставка НДС по умолчанию (%)» (изначально 20) и «Сообщение для клиента по умолчанию» — текст, который система подставит в новый документ. Если оставить его пустым, в счёт на оплату попадёт стандартная формулировка про согласие с условиями поставки; в остальных типах документов поле останется пустым.
Налогообложение и подписанты
Поле «Система налогообложения» (ОСН, УСН Доходы, УСН Доходы-Расходы, АУСН Доходы, АУСН Доходы-расходы, НПД (самозанятый), ЕСХН, ПСН) нужно для универсального передаточного документа: от него зависит, какой статус УПД система предложит по умолчанию. Ниже, у уже сохранённого профиля, появляется таблица «Подписанты для УПД» с колонками «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность», «Полномочия», «Статус», «Основание», «Детали», «ИНН ФЛ», «По ум.», «Актив.» и «Удалить». Без активного подписанта УПД не получится перевести в статус «Выставлен». Какие полномочия кому ставить — в статье «УПД и счёт-фактура».
Профиль по умолчанию
Первый активный профиль компании система помечает как профиль по умолчанию автоматически — в списке у него стоит бейдж «по умолчанию» с подсказкой «Выбирается по умолчанию при создании документов». Именно он подставляется в форму нового документа вместе со своим режимом НДС, ставкой и сообщением клиенту — в том числе когда счёт или акт создают из карточки мероприятия с другим юрлицом. Такой профиль в компании может быть только один.
Отдельного переключателя «профиль по умолчанию» в форме профиля нет — метку система ставит сама. Если профилей несколько, а подставляется не тот, проще всего снять галочку «Активна» у лишнего профиля.
Как система проверяет реквизиты
Реквизиты проверяются построже, чем обычные текстовые поля: система считает контрольную цифру и сверяет длину. Если что-то не сходится, сохранение не пройдёт и сверху появится «Пожалуйста, исправьте ошибки в форме», а под конкретным полем — причина.
| Поле | Требование |
|---|---|
| ИНН | 10 цифр (организация) или 12 (ИП, физлицо), с верной контрольной цифрой |
| КПП | ровно 9 цифр; для типа «ООО» заполнять обязательно |
| ОГРН / ОГРНИП | 13 цифр для организации, 15 — для ИП |
| БИК | ровно 9 цифр |
| Расчётный счёт | ровно 20 цифр |
| Корреспондентский счёт | ровно 20 цифр |
Частая ошибка — «Неверная контрольная цифра ИНН.» Это значит, что в номере опечатка: перепроверьте его или найдите организацию через подсказку по названию, тогда реквизиты подставятся без ручного ввода.
Где ещё используется профиль
- В документах. В форме счёта или договора профиль выбирается в блоке «Стороны» как продавец, и его реквизиты сразу показываются рядом. См. «Как создать счёт на оплату».
- В мероприятии. У проекта есть поле «Профиль компании для документов». Его подхватывает договор, созданный с вкладки «Документы» мероприятия; счёт, акт и счёт-фактура всё равно создаются с профилем «по умолчанию» — см. «Документы мероприятия: создание из карточки проекта».
- В смете. На панели выгрузки конструктора смет стоит выбор юрлица с подсказкой «От чьего имени выставляется смета — юр. лицо попадает в шапку документа». Селектор появляется, только если профилей больше одного. Если профиля нет вовсе, вместо кнопок выгрузки будет предупреждение «Для выгрузки необходимо настроить: Профиль компании». Подробнее — «Экспорт сметы в Excel и PDF».
- В нумерации. Счётчики номеров ведутся отдельно по каждому профилю — см. «Нумерация документов».
Как вывести профиль из работы
Снимите галочку «Активна» в разделе «Основная информация» — профиль перестанет предлагаться в новых документах, но всё, что по нему уже выписано, останется на месте.
Кнопка удаления (корзина) сначала спрашивает «Вы уверены, что хотите удалить профиль „…“?», а затем открывает страницу «Удаление профиля компании» с кнопками «Удалить» и «Отмена». Удалить получится только тот профиль, по которому ещё нет ни одного документа: система не даст оставить выписанные документы без юрлица. Ориентируйтесь на колонку «Документов» — если там стоит число, профиль лучше просто деактивировать.