Нумерация документов

Номер документа WideBear подставляет сам: счёт получает номер вида СЧ-00042, договор — ДГ-00001. Как именно выглядит номер и с какого числа начинается отсчёт, настраивается отдельно для каждого юрлица и каждого типа документа.

Где настраивается

Откройте «Бухгалтерию», нажмите кнопку «Настройки» в правом верхнем углу — и найдите карточку «Нумерация документов». Второй путь: страница «Мои компании» → кнопка «Настройки бухгалтерии».

Раздел виден руководителям и сотрудникам с расширенными правами. Если пункта «Бухгалтерия» нет в меню, доступа к нему у вас нет — обратитесь к руководителю компании (подробнее — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может»).

Как устроен номер

Номер собирается из двух частей: префикса (например, СЧ-) и порядкового числа, дополненного нулями до нужной длины. По умолчанию длина — пять цифр, поэтому сорок второй счёт получает номер СЧ-00042. Счётчик ведётся отдельно для каждой пары «профиль юрлица + тип документа»: счета одного юрлица не влияют на счета другого, а договоры — на счета. Раз в год отсчёт начинается заново.

Префиксы, которые система предлагает по умолчанию:

Быстрая настройка: «Создать стандартные»

Каждому юрлицу в карточке отведён свой блок. Рядом с названием написано либо «Все типы настроены», либо «N из M типов настроено». Пока настроены не все типы, справа доступна кнопка «Создать стандартные» — одним нажатием она заводит счётчики для всех типов документов с префиксом из таблицы выше, пятью цифрами и ежегодным сбросом. Система ответит «Создано N последовательностей для „…“» или, если делать было нечего, «Все типы документов для „…“ уже настроены».

Кнопка «+» рядом заводит нестандартную настройку вручную. В таблице блока — колонки «Тип документа», «Префикс», «Следующий №» и «Действия». Для типов, которые ещё не настроены, стоит «не настроено» и кнопка «Настроить».

Настройка вручную

Карандаш в колонке «Действия» открывает карточку «Параметры последовательности»:

• «Профиль компании» и «Тип документа» — пара, для которой ведётся счётчик.
• «Префикс» — текст перед числом, подсказка «Например: СЧ-».
• «Количество цифр» — от 1 до 10; подсказка «5 → 00001, 3 → 001».
• «Сбрасывать при смене года» — с 1 января отсчёт начнётся снова с единицы.
• «Начать нумерацию с» (только при создании) — с подсказкой «Актуально при переносе из другой системы. Например, если в 1С последний счёт был №142 — поставьте 143.»
• «Текущий счётчик (последний использованный номер)» (при редактировании) — «Последний использованный номер. Следующий авто-номер будет на 1 больше. Уменьшение создаст пропуск в нумерации.»

Под полями система показывает живой пример: «Следующий номер будет выглядеть так:».

Если поменять префикс, уже выписанные документы не переименуются — форма честно об этом предупредит. Счётчик начнёт считать заново, но уже для нового префикса.

Бейджи «пропуск» и «Рассинхрон»

В колонке «Следующий №» рядом с номером могут появиться два бейджа:

• «N пропуск» — столько документов этого типа было отменено. Их номера не переиспользуются, поэтому дырки в нумерации — норма, а не ошибка.
• «Рассинхрон» — счётчик отстал от реально существующих документов. Подсказка так и говорит: «Счётчик рассинхронизирован — нажмите Синхронизировать».

Кнопка с круговыми стрелками («Синхронизировать счётчик с реальными документами») пересчитывает счётчик по самому большому существующему номеру, учитывая в том числе отменённые документы. Номер в колонке «Следующий №» обновится прямо на странице. Это первое, что стоит нажать после переноса документов из другой системы.

Почему номера отменённых документов не возвращаются

Прямо в карточке настроек стоит предупреждение: «Отменённые документы не освобождают свой номер — это требование бухгалтерского учёта (ФЗ-402)». Отменили счёт СЧ-00042 — следующий всё равно будет СЧ-00043. Это сделано намеренно: повторное использование номера ломает сквозную нумерацию первички.

Свой номер вручную

В форме документа поле номера пустое по умолчанию, под ним подсказка «Оставьте пустым для автоматической генерации», а рядом — кнопка с круговой стрелкой «Сгенерировать номер автоматически». Если вписать номер руками, система запомнит, что номер задан вручную, и подтянет счётчик вверх, чтобы следующий автоматический номер с ним не совпал. Номер обязан быть уникальным в пределах пары «юрлицо + тип документа» — два счёта с одинаковым номером у одного юрлица система не сохранит.

Нумерация «По договору»

В форме документа есть поле «Режим нумерации» с двумя значениями: «Независимая» и «По договору». Во втором режиме рядом появляется поле «Родительский договор», и номер собирается от номера договора: ДГ-00001/С-01. Буква после косой черты обозначает тип: С — счёт, А — акт, СФ — счёт-фактура, СД — счёт-договор, П — приложение, У — УПД. Такая нумерация удобна, когда по одному договору идёт серия закрывающих документов — подробнее в статье «Договор и цепочка документов».

Удаление настройки

Кнопка-корзина сначала спрашивает: «Удалить последовательность? Существующие документы сохранят свои номера.» — а затем открывает страницу подтверждения «Вы уверены, что хотите удалить последовательность номеров?» с кнопкой «Удалить». Так и есть: удаляется только счётчик, номера уже выписанных документов остаются как были. Дальше система вернётся к стандартным настройкам для этого типа: префикс по умолчанию, пять цифр и отсчёт от самого большого существующего номера с таким префиксом.

Читайте также: «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты» и «Типы документов и их статусы».