Площадки — общий справочник компании, из которого залы попадают в мероприятия. Здесь один раз заводятся адрес, залы с вместимостью, контакты площадки, фотографии и схемы проезда — и дальше подставляются в каждый проект автоматически.
Где находится справочник и кому он доступен
В меню слева откройте «Компания» → «Площадки»: справочник площадок. Раздел виден проджект-менеджерам, бухгалтерам и главным администраторам. Если пункта «Компания» нет в меню — у вас нет к нему доступа, обратитесь к руководителю компании.
Список площадок
Вверху страницы — заголовок «Площадки» и кнопка «Добавить площадку». Ниже таблица «Список площадок» со столбцами «Название», «Адрес», «Залы», «Контакты», «Фото» и «Действия». В трёх средних столбцах — счётчики: сколько у площадки залов, контактов и фотографий. Название кликабельно и ведёт в карточку площадки, в «Действиях» — кнопки редактирования и удаления.
Поле «Поиск по названию или адресу...» справа в шапке таблицы ищет ещё и по названиям залов — можно найти площадку, помня только имя зала.
Если площадок пока нет, страница показывает «Площадки не найдены» и кнопку «Добавить первую площадку».
Добавить и отредактировать площадку
- Нажмите «Добавить площадку».
- Заполните «Название» — единственное обязательное поле.
- Укажите «Адрес» — он используется для карт и для отправки адреса сотрудникам.
- Заполните «Описание маршрута» — как попасть внутрь: какой вход, где парковка, куда обращаться на проходной.
- Нажмите «Сохранить».
Те же поля открываются кнопкой редактирования в списке и кнопкой «Редактировать» в карточке площадки.
Две площадки с одинаковым названием в одной компании создать нельзя — система ответит «Локация с таким названием уже существует».
Карточка площадки: залы, контакты, фото, схемы
Название площадки в списке открывает её карточку. Сверху — ссылка «К списку площадок», название и адрес, а дальше четыре вкладки со счётчиками:
- «Залы» — карточки залов и кнопка «Добавить зал». Пусто: «Залы не добавлены».
- «Контакты» — таблица «Тип | ФИО | Телефон | Описание | Действия» и кнопка «Добавить контакт».
- «Фото здания» — область «Нажмите для загрузки фото здания», можно выбрать сразу несколько изображений.
- «Схемы проезда» — область «Нажмите для загрузки схем проезда».
Зал: название, вместимость, описание, фото, схема, оборудование
Кнопка «Добавить зал» открывает окно с полями:
- «Название» — обязательное.
- «Описание» — свободный текст про зал.
- «Макс. кол-во людей» — вместимость, подсказка «Например, 200».
- «Основное фото» и «Схема зала» — по одному изображению.
Ещё два блока — «Фото зала» (галерея из нескольких снимков) и «Оборудование» — появляются только когда зал уже создан и вы открыли его на редактирование. В оборудовании есть поле «Добавить оборудование...»: система подсказывает названия из общего словаря компании, а каждое новое название автоматически пополняет этот словарь.
Контакты площадки и их типы
У контакта есть «Тип контакта» — «Ответственный за площадку», «Интернет», «Звук», «Видео» или «Другое», — а также «ФИО», «Телефон» и «Описание». Эти же контакты потом видны на вкладке «Контакты площадки» в мероприятии, сгруппированные по типу.
Как площадка попадает в мероприятие
На вкладке «Залы и персонал» карточки мероприятия площадка выбирается из этого справочника, а вместе с ней — её залы. Заводить площадку заранее не обязательно: если в поиске локации или зала ввести новое название, появится пункт «Создать „…“» — площадка или зал создадутся на лету и сразу окажутся в справочнике. Адрес и описание «Как добраться» правятся и прямо из карточки мероприятия. Подробности — в статье «Залы и локации мероприятия: даты, время и копирование».
Схемы проезда и описание маршрута работают дальше сами: в приглашении на смену, которое сотрудник получает в Telegram, появляется кнопка «Как пройти» — по ней приходят загруженные схемы и текст маршрута. Кнопка показывается только у площадок, где есть хотя бы схема или описание маршрута, — если нет ни того ни другого, её в приглашении просто не будет.
Заполненный «Адрес» добавляет в то же приглашение кнопку «Открыть в Яндекс.Картах» — ещё одна причина не оставлять его пустым.
Осторожно: удаление площадки или зала затрагивает прошлые мероприятия
Удаление площадки предупреждает: «Будут также удалены все залы, контакты, фото и схемы. Это действие нельзя отменить.» Но последствия шире, и о них система не предупреждает:
Удалённая площадка или зал исчезают из всех мероприятий, где они использовались — включая уже проведённые проекты, — а вместе с залом пропадают и назначения сотрудников в этом зале. Восстановить это через интерфейс нельзя.
Поэтому:
- Если площадка больше не нужна, но по ней есть прошлые проекты — не удаляйте её. Лишняя строка в справочнике безвредна, а потеря истории по залам — нет.
- Если площадка сменила название или адрес — отредактируйте её, а не создавайте новую взамен старой.
- Удаляйте только явные дубли и опечатки, созданные по ошибке и ещё не попавшие ни в одно мероприятие.