Вкладка «Залы и персонал» — это план мероприятия по местам и времени: на каких площадках вы работаете, в каких залах и когда каждый зал начинается и заканчивается. От этих дат зависят время явки сотрудников, автоматическое списание трудозатрат и то, как мероприятие выглядит в календаре, если в его настройках вида включена «Разбивка по залам».
Где находятся залы мероприятия
Откройте мероприятие на редактирование — из списка «Мероприятия» нажмите на карточке кнопку «Редактировать» (карандаш) — и перейдите на вкладку «Залы и персонал».
У только что созданного мероприятия вкладка заблокирована. Сначала заполните название и обе даты — карточка сохранится сама, после чего вкладки разблокируются. Подробнее — в статье «Карточка мероприятия: вкладки и автосохранение».
Добавить локацию
- Нажмите «Добавить локацию». Пока к мероприятию не добавлено ни одной площадки, над кнопкой стоит надпись «Нет добавленных локаций».
- В поле «Поиск или создание локации…» начните вводить название — система подскажет площадки из справочника компании вместе с адресами.
- Выберите нужную. Если такой площадки в справочнике нет, нажмите пункт «Создать „…“» — площадка создастся и сразу попадёт в общий справочник компании.
Локация появится отдельной карточкой: название, адрес и бейдж с количеством залов. Залов внутри пока нет — площадка добавляется пустой.
Кнопка «Редактировать локацию» (карандаш) в заголовке карточки открывает панель с полями «Адрес» и «Как добраться». Учтите: это данные общей площадки, а не копия внутри проекта — правка здесь меняет адрес во всём справочнике компании и во всех мероприятиях с этой площадкой.
Добавить зал в локацию
Внутри карточки локации нажмите «Добавить зал» и выберите зал в поле «Поиск или создание зала…». Показываются только залы этой площадки, рядом с названием — вместимость. Если нужного зала нет, нажмите «Создать „…“».
Новый зал сразу получает даты по умолчанию: дата начала мероприятия, время 10:00, окончание 19:00. Их дальше правят вручную.
Дата, время начала и время окончания зала
В заголовке зала подряд стоят три поля: «Дата», «Время начала» и «Время окончания». Сохранение происходит через 3 секунды после последнего ввода или сразу, как только вы уходите из поля; в момент сохранения рамка ненадолго подсвечивается жёлтым.
Что зависит от этих трёх полей:
- Время явки сотрудников зала считается от даты зала — время вызова вводится поверх неё.
- Автосписание трудозатрат запускается через пару часов после времени окончания зала. Если время окончания не заполнено, система считает смену завершённой по концу дня и списывает трудозатраты ночью. Если время окончания меньше времени начала, смена считается ночной и завершается на следующий день.
- Мероприятия на стадии с флагом «Отмена» автосписанием не затрагиваются.
Редактирование зала: название, вместимость, описание
Кнопка «Редактировать зал» (карандаш) открывает панель с полями «Название зала», «Вместимость» и «Описание» и кнопкой «Сохранить». Название обязательно — без него появится предупреждение «Название зала обязательно». Как и с адресом площадки, эти данные принадлежат справочнику: переименованный зал переименуется везде.
Смена зала и смена локации без потери персонала
Кнопка «Сменить зал» открывает подпись «Сменить зал (персонал сохранится):» и поиск по залам той же площадки. Назначенные сотрудники и позиции остаются на месте — меняется только зал.
Кнопка «Сменить» в заголовке локации переносит на другую площадку сразу все её залы. Сначала выберите новую площадку, затем при желании переименуйте каждый зал (если зала с таким названием на новой площадке нет, он создастся), и нажмите «Перенести». Персонал и оборудование залов сохраняются, лишние уведомления при переносе не отправляются.
Копирование зала на следующий день
Кнопка «Копировать зал» открывает форму с полями «Зал», «Дата», «Начало», «Оконч.» и кнопками «Копировать» и «Отмена». Дата по умолчанию — следующий день после исходного зала, поэтому многодневное мероприятие собирается в пару кликов.
Что переносится в копию:
- все позиции оборудования и услуг, привязанные к залу;
- все позиции персонала вместе с назначенными сотрудниками, тарифами, ценами смены и комментариями.
Статус подтверждения у скопированных сотрудников сбрасывается на «Ожидает», и им уходят новые приглашения на смену — это уже другой день, его нужно подтвердить заново. Про статусы читайте в статье «Статусы подтверждения сотрудников».
Если у зала изменился день — неважно, при копировании или когда вы вручную переставили дату, — время явки всех сотрудников этого зала автоматически переезжает на новую дату с сохранением времени суток. Отдельного уведомления «изменилось время явки» при этом не отправляется.
Удаление зала и локации
Удаление зала спрашивает «Удалить зал „Название“ (N сотр.)?», удаление локации — «Удалить локацию „Название“ (N залов, N сотр., N позиц.)?».
Зал, в котором есть назначенные сотрудники, удалить нельзя — система ответит «Невозможно удалить зал — есть N назначений сотрудников». Сначала уберите людей из зала. Локация с такими залами тоже не удалится: ответ будет «Сначала удалите сотрудников из залов этой локации».
Если у локации не остаётся ни одного зала, она пропадает из мероприятия сама. Сама площадка при этом остаётся в справочнике компании — удаляется только её связь с этим проектом.
Раздел «Сборка, доставка и приёмка»
Над списком локаций находится свёрнутый блок «Сборка, доставка и приёмка» с подписью «— смены сотрудников на работу с оборудованием». Это смены, не привязанные к залу: этапы «Сборка», «Доставка», «Вывоз» и «Приёмка». Кнопка «Добавить» (плюс) в заголовке добавляет строку с полями «Этап», «Тариф», «Сотрудник», «Дата и время» и «Цена». Подробности — в статье «Сборка, доставка и приёмка: смены на работу с оборудованием».
Кто может менять залы
Добавлять, менять и удалять локации, залы и персонал могут проджект-менеджеры, бухгалтеры и главные администраторы. У сотрудников производства и логистов вкладка открывается и данные видны, но их изменения система не примет.
Кроме этого нужна связь с самим проектом: проджект-менеджер или бухгалтер откроет на редактирование только то мероприятие, которое сам создал, ведёт как проектный менеджер или где значится наблюдателем. Главный администратор — любое мероприятие компании. Подробнее — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может».
Внизу страницы появляется кнопка «Отклики», когда по мероприятию есть активные приглашения. Под списком локаций выводится «Легенда цветов»: цвет строки сотрудника означает статус подтверждения, а цвет денежной кнопки — списаны трудозатраты или нет.
Если закрыть вкладку, пока сохранение не завершилось, браузер предупредит: «Есть несохранённые изменения. Закрыть вкладку?». Перед уходом со страницы щёлкните мимо поля, которое правите, — так изменение уйдёт сразу, не дожидаясь трёх секунд.