У каждого сотрудника, назначенного на смену, есть статус подтверждения — он показывает, дошло ли до человека приглашение и что он ответил.
Где увидеть статус
Откройте карточку мероприятия → вкладка «Залы и персонал» → блок «Персонал» внутри зала. Статус виден двумя способами сразу: подписью справа в строке сотрудника и цветом самой строки. Расшифровка цветов есть внизу вкладки, в блоке «Легенда цветов».
Возможные статусы
| Подпись в строке | Цвет строки | Что означает |
|---|---|---|
| Ожидает отправки | жёлтый | Сотрудник назначен, приглашение ещё не ушло. Это начальное состояние любой новой смены. |
| Ожидает подтверждения | красный | Назначение помечено как требующее ручного подтверждения. Сама система этот статус больше не выставляет — он встречается у назначений, сделанных в прежней версии вкладки. О занятости сотрудника карточка предупреждает отдельно, см. последний раздел. |
| Уведомлён | синий | Сообщение доставлено, ответа пока нет. |
| Подтвердил | зелёный | Сотрудник согласился выйти — или менеджер принял его на смену вручную. |
| Отклонил | красный | Сотрудник отказался. Нужна замена. |
Есть и шестое состояние — «Без мессенджера». Система ставит его, когда доставить сообщение невозможно: сотрудник не подключил бота компании, заблокировал его или удалил аккаунт. Отдельной подписи в строке у этого состояния нет — строка так и выглядит как «Ожидает отправки». Поэтому строка, которая «вечно жёлтая», обычно означает именно то, что сообщение доставить некуда. Что делать дальше — в статье «Сотруднику не приходят уведомления: что проверить».
Почему сообщение уходит не сразу
Приглашения на смены не отправляются по одному. Система собирает все ваши правки по одному сотруднику и мероприятию и отправляет их одним сообщением примерно через три минуты после последнего изменения — иначе при сборке графика человек получил бы десяток сообщений подряд. Всё это время строка стоит в статусе «Ожидает отправки».
Если ждать не нужно, нажмите в строке сотрудника кнопку с тремя точками (подсказка «Действия») и выберите «Отправить немедленно» — пункт доступен, пока смена в статусе «Ожидает отправки».
Как отвечает сотрудник
Ответ даётся прямо в Telegram, кнопками под сообщением:
- в уведомлении о назначении — «✅ Принять», «❌ Отклонить» и, если смен несколько, «📅 Могу не все дни»;
- в приглашении на открытый набор — «✅ Хочу», «❌ Отклонить» и, если дат несколько, «📅 Могу не все дни».
Кнопка «📅 Могу не все дни» открывает мини-приложение, где сотрудник отмечает конкретные даты — в карточке вы увидите, на какие дни он согласен. Подробнее о боте — «Что умеет Telegram-бот компании: кнопки и команды» и «Мини-приложение WideBear в Telegram».
Открытый набор: приглашение на свободные позиции
Когда позиция в зале заведена, но сотрудник не выбран, в кнопке с тремя точками появляется пункт «Найти сотрудника». Открывается окно «Поиск сотрудника»:
- Выберите режим — «На все даты» или «На конкретную дату», и отметьте позиции. Каждый тариф уходит отдельным приглашением.
- При желании заполните поле «Комментарий к приглашению...».
- Нажмите «Отправить» — рядом указано, сколько позиций уйдёт в рассылку.
После отправки в строке появляется отметка «Приглашение отправлено» и подпись «ожидание откликов». Как только кто-то согласится, подпись сменится на кнопку вида «N откл. — назначить»: разверните её и выберите, кого поставить на смену. Все отклики целиком показывает панель «Приглашения»: она выезжает справа по кнопке «Отклики» в нижней панели действий.
Напоминания об открытом наборе
Пока набор открыт, тому, кто его создал, раз в день (после 10:00) приходит напоминание со сводкой: мероприятие, роли, сколько позиций заполнено и сколько откликов принято. В сообщении есть кнопка «Закрыть набор» — она закрывает набор целиком: приглашение перестаёт действовать, напоминания прекращаются. Сотрудникам, которые уже ответили, приглашение повторно не приходит.
Принять сотрудника вручную
Если договорились по телефону, статус можно выставить самому: кнопка с тремя точками в строке сотрудника → «Принять на смену». Пункт есть у любой строки, кроме уже подтверждённых. Так же поступают, когда у человека нет Telegram.
Изменить состав смен и статусы могут сотрудники с уровнем доступа «Проджект менеджер» и выше. Как назначать людей на залы, описано в статье «Как добавить сотрудников на мероприятие», а перенос между залами — в статье «Перемещение и копирование сотрудников между залами».
Если сотрудник занят в этот день
При выборе человека, у которого на эту дату уже есть смена, под строкой появляется предупреждение «Сотрудник занят в этот день:» со списком мероприятий, залов и времени, а также контактами их проектных менеджеров — чтобы можно было договориться напрямую. Назначение при этом не блокируется: решение остаётся за вами.