Настройки стадий: что означают флаги

У каждой стадии мероприятия есть четыре настройки-флага, которые меняют поведение системы. Все флаги включаются и выключаются независимо друг от друга.

Где находятся флаги

Откройте «Настройки компании» → вкладка «Проекты» → блок «Этапы проекта». В таблице флаги показаны колонками «В прибыли», «Архив», «Финальный», «Отмена». Чтобы их переключить, откройте этап на редактирование — в окне те же настройки называются «Учитывать в прибыли», «Архив», «Финальный статус» и «Отмена». Как завести сам этап, описано в статье «Как добавить и настроить стадии».

Раздел доступен сотрудникам с уровнем доступа «Проджект менеджер» и выше. Если пункта «Настройки» нет в меню «Компания» — обратитесь к руководителю компании.

В прибыли

Что делает: определяет, попадают ли мероприятия на этой стадии в финансовые показатели компании — выручку и прибыль в разделе «Аналитика».

Когда включать: для всех стадий, на которых мероприятие уже считается реальным проектом — договор подписан, работа идёт или закончена.

Когда выключать: для начальных стадий (входящий запрос, предварительный расчёт), пока неизвестно, состоится ли мероприятие, а также для стадий отказа и отмены. Так прогноз выручки не раздувается незакреплёнными проектами.

Пример: «Входящий запрос» — выключено, «Договор подписан» — включено.

Архив

Что делает: мероприятия на этой стадии считаются архивными.

В списке мероприятий фильтр статуса по умолчанию стоит на «Актуальные проекты» — архивные в него не попадают. Чтобы их увидеть, переключите фильтр на «Архив» или «Все».

В календаре мероприятий архива нет вовсе. Проекты на стадиях с этим флагом исключаются из календаря всегда, и включить их показ нельзя: такой настройки нет ни в панели «Настройки вида», ни в фильтрах, ни в пресетах. Если мероприятие пропало из календаря — первым делом проверьте, не перевели ли его на архивную стадию.

Когда включать: для стадий полностью завершённых проектов, к которым не нужно возвращаться.

Когда выключать: для всех стадий, на которых работа ещё идёт или может возобновиться.

Пример: «Завершён» — включено, «В работе» — выключено.

Флаги умеют включаться сами. Пока вы вводите название этапа, система узнаёт типовые слова — «завершён», «закрыт», «архив», «отказ», «отменён» — и ставит подходящий флаг. У нового этапа она же его и снимет, если слово из названия убрать; у сохранённого этапа снять флаг можно только вручную. Перед сохранением проверьте, что отмечено именно то, что вам нужно.

Финальный статус

Что делает: помечает стадию как финальную точку проекта. Мероприятия на такой стадии считаются закрытыми и перестают предлагаться там, где выбирают действующий проект: в переключателе мероприятий в шапке карточки, в выборе мероприятия для трудозатрат и для задачи, в мини-приложении Telegram. В аналитике они попадают в счётчик завершённых проектов.

Когда включать: для стадии, которая означает полное завершение проекта — работы выполнены, документы закрыты, оплаты получены.

Когда выключать: для всех остальных стадий.

Важно: в компании должна быть хотя бы одна стадия с включённым флагом. Если такой нет, на вкладке «Проекты» появляется предупреждение: «Внимание! Необходимо создать хотя бы один этап проекта с отмеченным «Финальный статус». На основе этого статуса будет выполняться финальный расчет по оплате системы.»

Пример: «Завершён» — включено. Обычно финальная стадия одна, но их может быть несколько.

Отмена

Что делает: помечает стадию как стадию отмены проекта. При переводе мероприятия на такую стадию всем сотрудникам мероприятия автоматически уходит сообщение об отмене. Обратный перевод — с отменяющей стадии на обычную — рассылает тем же людям сообщение о восстановлении проекта.

Когда включать: для стадий, означающих, что проект не состоится — отказ клиента, отмена мероприятия, перенос на неопределённый срок.

Когда выключать: для всех остальных стадий.

Дополнительно: при выборе отменяющей стадии — и в карточке мероприятия, и в списке — открывается окно «Отмена мероприятия» с предупреждением «Сообщение об отмене будет отправлено всем сотрудникам мероприятия в Telegram» и полем «Комментарий к отмене (необязательно)». Комментарий войдёт в текст рассылки. Пока вы не нажмёте «Подтвердить отмену», стадия не меняется.

Пример: «Отказ клиента» — включено. «Перенос» — включайте, только если перенос у вас равнозначен отмене: сотрудники получат сообщение об отмене смен.

Типичные комбинации флагов

Что ещё есть у стадии кроме флагов — название, цвет и порядок — разобрано в статьях «Что такое стадии мероприятия» и «Цвета стадий и визуальное кодирование».