Иногда в разделе «Контрагенты» сами собой появляются карточки ваших же сотрудников — с пометкой «Авто-создан при формировании договора…», а у кого-то и по две сразу. Это не мусор и не сбой: так система оформляет получателя оплаты по договору с самозанятым или с индивидуальным предпринимателем.
Откуда берутся карточки с пометкой «Авто-создан»
Договор с исполнителем выпускается в разделе «Сотрудники» (он открыт с уровня доступа «3 — Проджект менеджер»): откройте карточку сотрудника и перейдите на вкладку «Договор». На последнем шаге мастер выводит блок «Действие необратимо. Что произойдёт:» и перечисляет последствия — среди них пункт «будет создана или обновлена карточка контрагента в разделе „Контрагенты“».
Иначе и нельзя: договор — это документ между двумя сторонами, и вторая сторона в системе описывается именно карточкой контрагента с ИНН, банковскими реквизитами и адресом.
Узнать такую карточку просто — в поле «Заметки» у неё стоит одна из двух строк:
- «Авто-создан при формировании договора с самозанятым»;
- «Авто-создан при формировании договора с ИП».
Как выглядит созданная карточка
| Самозанятый | ИП | |
|---|---|---|
| Тип субъекта | Физическое лицо | Физическое лицо |
| «Тип» | Самозанятый | ИП |
| Название | ФИО сотрудника | название ИП из реквизитов сотрудника, а если оно не заполнено — «ИП» и полное ФИО |
| «Контактное лицо» | ФИО сотрудника | ФИО сотрудника |
| «Должность» | Самозанятый | Индивидуальный предприниматель |
Вместе с этим система переносит в карточку данные из карточки сотрудника: ИНН и банковские реквизиты — с вкладки «Реквизиты», паспортные данные и адрес регистрации самозанятого — с вкладки «Паспорт», а телефон и email — из его контактов. Для ИП дополнительно заполняются ОГРНИП и основание деятельности — поля, которых в обычной форме карточки контрагента нет (см. «Карточка контрагента: поля и реквизиты»).
Тип «Самозанятый» или «ИП» у такой карточки хранится, но в форме не показывается: у физического лица поля «Тип» нет. Из-за этого он и виден только по должности и заметке.
Как система ищет уже существующую карточку
Перед созданием новой карточки система пытается найти подходящую среди уже имеющихся:
- Для самозанятого — сначала по ИНН, а если по нему ничего не нашлось, по совпадению ФИО у карточки физического лица с типом «Самозанятый».
- Для ИП — сначала по паре ИНН и тип «ИП», затем по ФИО у карточки физического лица с типом «ИП».
Нашла — обновит реквизиты в ней. Не нашла — создаст новую. Поэтому при повторной выдаче договоров карточки не плодятся.
Почему у одного человека бывает две карточки
Потому что ИНН физического лица при регистрации ИП не меняется, а договор с самозанятым и договор с ИП — это разные документы с разными реквизитами второй стороны. Поиск карточки поэтому учитывает не только ИНН, но и тип.
В итоге у сотрудника, который сначала работал как самозанятый, а потом открыл ИП, будет две карточки — «Самозанятый» и «ИП». Каждая ссылается на свои договоры.
Это не дубликаты. Объединять их, переписывать тип у одной из них или удалять «лишнюю» нельзя — иначе договоры разъедутся с реквизитами.
Какие поля обновляются автоматически
При каждой новой выдаче договора система подтягивает в карточку актуальные значения из карточки сотрудника: ИНН, адреса, телефон, email, банковские реквизиты, у самозанятого — ещё и паспортные данные, у ИП — регистрационный номер (ОГРНИП). Пустое значение ничего не затирает: если поле у сотрудника не заполнено, в карточке контрагента останется то, что там было.
Остальное не трогается никогда: «Название», «Контактное лицо», «Должность», «Заметки» и «Статус». То есть если вы перевели карточку в «Неактуальный», она такой и останется, а ваши пометки в заметках не затрутся.
Обратная сторона: ручные правки в реквизитах такой карточки будут перезаписаны при следующем выпуске договора — источником считается карточка сотрудника. Поэтому реквизиты правьте там, на вкладках «Реквизиты» и «Паспорт», а не в карточке контрагента.
Что с ними можно и чего нельзя делать
- Можно открывать, смотреть реквизиты и копировать их кнопкой «Копировать все данные».
- Можно перевести в статус «Неактуальный», если сотрудничество закончилось — карточка уйдёт из рабочих списков, а договоры останутся.
- Нельзя удалить: карточка привязана хотя бы к одному договору, и система вернёт сообщение об ошибке защиты связей. Что это за сообщение и как быть — в статье «Статус, редактирование и удаление контрагента».
- Не стоит переключать «Тип субъекта» на «Юридическое лицо»: при сохранении из карточки безвозвратно сотрутся паспортные данные и «Адрес регистрации».
И ещё одна тонкость: открыв такую карточку в «Контрагентах», не нажимайте «Сохранить» без необходимости. У физического лица поля «Тип» в форме нет, и при сохранении скрытый тип («Самозанятый» или «ИП») очищается. После этого при следующем договоре с ИП система не узнает карточку и заведёт рядом ещё одну. Всё, что нужно поправить, правьте в карточке сотрудника.
Про сам выпуск договоров — в статьях «Договоры с самозанятым и с ИП» и «Договор с сотрудником: от отметки до подписанного скана». Общее устройство справочника — в «Контрагенты: обзор раздела».