Завести карточку контрагента можно из трёх мест: из самого раздела «Контрагенты», прямо из карточки мероприятия и из формы счёта или договора. Справочник при этом один — куда бы вы ни завели карточку, она сразу появится в разделе «Контрагенты».
Кнопка «Добавить» и окно карточки
В правом верхнем углу раздела нажмите «Добавить» — откроется окно «Новый контрагент». Закрыть его без сохранения можно крестиком, клавишей Esc или кликом по затемнённому фону.
Шаг 1. Выберите тип субъекта
Самая первая строка окна — «Тип субъекта» с двумя переключателями: «Юридическое лицо» и «Физическое лицо». От выбора зависит весь дальнейший набор полей, поэтому начинайте именно с него.
- Юридическое лицо — организация или предприниматель. Появляются поля «Тип», «Контактное лицо», «Должность», «КПП» и блок поиска по названию или ИНН.
- Физическое лицо — частное лицо. Поле «Название» превращается в «ФИО», поиска по реестрам нет, зато появляется раздел «Паспортные данные».
Шаг 2. Найдите компанию по названию или ИНН
Для юридического лица над полями есть блок «Поиск компании по Названию/ИНН» с подсказкой «Начните вводить название или ИНН...». Подсказки приходят из внешнего справочника организаций, собранного по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП, — это самый быстрый способ не набирать реквизиты руками и не ошибиться в цифрах.
- Начните вводить название или ИНН — подсказки появляются со второго введённого символа.
- Система показывает до семи вариантов; в каждой строке видно название, ИНН и адрес.
- Выберите нужный мышкой или стрелками
↑и↓с подтверждением поEnter. КлавишаEscapeзакрывает подсказки.
Если подсказки не появляются, поиск можно пропустить: все поля карточки заполняются и вручную.
Выбор варианта заполняет сразу четыре поля — «Название», «ИНН», «КПП», «Адрес» — и сам подставляет «Тип»: ООО остаётся ООО; АО, ОАО, ПАО и ЗАО сводятся к значению «ЗАО»; ИП — к «ИП»; частное лицо в реестре — к «Самозанятый».
Значений в поле «Тип» всего четыре: «ООО», «ЗАО», «ИП», «Самозанятый». Если ваш контрагент — акционерное общество любой формы, в карточке он будет числиться как «ЗАО». Тип показывается в заголовке строки списка и определяет требования к реквизитам при выгрузке УПД, так что при необходимости поправьте его вручную.
Шаг 3. Проверьте и дозаполните реквизиты
После автозаполнения пройдитесь по остальным полям: «Контактное лицо», «Должность», «Телефон», «Email», при необходимости уточните «Адрес». Для физического лица заполните «ФИО», «ИНН» (у физлица это 12 цифр — под полем есть подсказка), а раздел «Паспортные данные» — только если эти сведения нужны вам как справка: в печатные документы они не подставляются.
Банковские реквизиты и поиск банка
Внизу окна четыре банковских поля: «Банковский счет», «Название банка (поиск по названию)», «Корреспондентский счет» и «БИК (поиск по БИК)».
Два из них — с подсказками. Начните вводить название банка или его БИК, выберите вариант из списка — и система заполнит сразу три поля: «Название банка», «БИК» и «Корреспондентский счет». Останется вписать только расчётный счёт контрагента.
Что обязательно, а что можно оставить пустым
Обязательное поле ровно одно — «Название» (у физического лица — «ФИО»). Если оно пустое, поле подсветится красным и сохранение не пройдёт. Всё остальное можно оставить пустым и дозаполнить позже, когда дойдёт до документов.
Сохраняет карточку кнопка «Сохранить» в подвале окна (на время отправки она превращается в «Сохраняем…»); рядом — «Отменить» и кнопка копирования всех данных. После сохранения окно закрывается, а список обновляется сам — перезагружать страницу не нужно.
Система не проверяет ИНН на повторы: одну и ту же организацию можно завести дважды, и предупреждения не будет. Перед созданием карточки поищите контрагента в списке, а если не нашли — переключите фильтр «Статус» на «Все»: карточка может быть помечена как неактуальная.
Другие места, где можно завести контрагента
Из карточки мероприятия
На вкладке «Общие» рядом с полем «Клиент» есть кнопка «+» с подсказкой «Добавить нового клиента». Откроется окно с тем же поиском по названию и ИНН, но с другими правилами: здесь обязательны три поля — «Название компании *», «Тип контрагента *» и «Контактное лицо *», а кнопка сохранения называется «Сохранить клиента». Физическое лицо через это окно завести нельзя — создаётся только организация. Новый клиент сразу подставляется в поле «Клиент». Подробнее — в статье «Контрагент в мероприятии, смете и документах».
Из формы счёта или договора
В разделе «Бухгалтерия» в форме счёта или договора рядом с полем «Название ООО или ФИО *» есть кнопка «+» с подсказкой «Добавить нового контрагента». Она открывает боковую панель «Новый контрагент» с полями «Название», «Тип», «Контактное лицо», «Должность», «Телефон», «Email», «ИНН», «КПП», «Адрес», банковскими реквизитами, «Заметки» и «Статус». Паспортных полей и физического лица в этой панели нет.
Раздел «Бухгалтерия» открыт с уровня доступа «3 — Проджект менеджер» и только при включённом модуле бухгалтерии — см. «Бухгалтерия: обзор раздела».
Если создаётся физическое лицо
При сохранении карточки физлица система сама подставляет ФИО в поле «Контактное лицо» — отдельно его вводить не нужно.
Что дальше
Что означает каждое поле карточки и куда оно попадает в документах — в статье «Карточка контрагента: поля и реквизиты». Общее устройство раздела — в «Контрагенты: обзор раздела».