Смысл справочника контрагентов — в связях. Клиент, выбранный в мероприятии, автоматически становится заказчиком в смете и контрагентом в счёте, договоре и акте. Заполнить реквизиты один раз в карточке и больше не переписывать их в каждый документ — ради этого всё и затевалось.
Поле «Клиент» в карточке мероприятия
Клиент мероприятия — это ссылка на карточку из раздела «Контрагенты». Поле «Клиент» находится на вкладке «Общие» карточки мероприятия, справа от поля «Название».
Поле необязательное: мероприятие сохранится и без клиента. Но пока он не выбран, ни смета, ни документы не смогут подставить реквизиты заказчика.
Как искать и выбирать клиента
- Нажмите на поле «Клиент» — появится подсказка «Выберите клиента» и строка поиска.
- Начните вводить название — подсказки появляются с первого символа. Поиск идёт по названию, контактному лицу и ИНН.
- Выберите нужную строку.
В подсказках показываются только контрагенты со статусом «Актуальный» и не больше 20 совпадений за раз. Если нужный клиент не находится — проверьте его статус в разделе «Контрагенты» или уточните запрос.
Рядом с полем есть кнопка «+» с подсказкой «Добавить нового клиента»: новый контрагент создаётся, не выходя из мероприятия, и сразу подставляется в поле. Подробности — в статье «Как добавить контрагента».
Что даёт заполненный клиент
- В списке мероприятий имя клиента показано в карточке проекта рядом с датами, а строка поиска по списку ищет в том числе по названию клиента — так можно быстро собрать все проекты одного заказчика.
- В календаре мероприятий в конструкторе пресетов есть условие «Клиент» с операторами «Один из» и «Кроме». Сохранённый пресет вида «Клиент — один из: …» показывает календарь только по нужному заказчику. См. «Пресеты фильтров в календаре».
- Реквизиты клиента подставляются в смету и во все документы мероприятия — об этом ниже.
Реквизиты клиента в смете
При выгрузке сметы в Excel или PDF заказчик берётся из поля «Клиент» мероприятия — отдельно указывать его в смете не нужно.
- И в Excel, и в PDF файл собирается по выбранному шаблону сметы. Что окажется в шапке, зависит от шаблона: в нём работают переменные наименования, ИНН, КПП, адреса, телефона и email клиента — те же, что и в документах.
- В системном образце Excel-шаблона сметы строка «Заказчик:» с названием клиента уже стоит. В своём шаблоне её нужно поставить самому.
Если у мероприятия клиент не выбран, в готовый файл вместо названия попадёт текст [контрагент не выбран]. Это первая вещь, которую стоит проверить, увидев такую надпись в смете.
Подробнее — в статьях «Экспорт сметы в Excel и PDF» и «Как создать Excel-шаблон сметы».
Контрагент в счетах, договорах и актах
На странице мероприятия есть вкладка «Документы», а на ней — кнопка «Договор» и раскрывающийся список рядом с ней: «Договор», «Счёт на оплату», «Счёт-договор», «Акт», «Счёт-фактура». Любой из этих пунктов открывает форму документа, в которой контрагент уже подставлен — им становится клиент мероприятия.
Вкладка «Документы» появляется только у сотрудников с уровнем доступа «3 — Проджект менеджер» и выше и только при включённом модуле бухгалтерии. Если её нет — документы по проекту создаёт коллега с нужными правами.
В самой форме контрагент выбирается полем «Название ООО или ФИО *». Блок называется «Покупатель», а в договоре с исполнителем (самозанятым или ИП) — «Исполнитель». Ниже автоматически подтягиваются реквизиты выбранного контрагента: «ИНН», «КПП», «Адрес», «Банк», «БИК», «Р/с».
Рядом с полем две кнопки:
- «Редактировать контрагента» (карандаш) — становится активной, когда контрагент выбран. Открывает боковую панель «Редактировать контрагента». Важно: правки отсюда меняют ту же самую карточку в разделе «Контрагенты», а не копию для одного документа.
- «Добавить нового контрагента» (плюс) — открывает панель «Новый контрагент».
В формах счёта и договора для выбора доступны все контрагенты компании, включая неактуальных — этот список по статусу не фильтруется.
Как найти все мероприятия и документы контрагента
Отдельной страницы «всё по контрагенту» в системе нет, но собрать нужное можно так:
- Мероприятия — в списке мероприятий введите название клиента в строку поиска, либо соберите пресет календаря по условию «Клиент».
- Документы — в разделе «Бухгалтерия» есть фильтр «Заказчик» со списком всех контрагентов компании по алфавиту; поиск по реестру тоже ищет по названию контрагента.
- Из карточки договора — строка «Заказчик» (в договоре с исполнителем она называется «Исполнитель») кликабельна и ведёт в реестр документов с уже наложенным фильтром. Рядом кнопка «Все документы клиента», а ниже блок «Другие договоры с „Название“» со списком остальных договоров того же контрагента.
В разделе «Аналитика» разреза по клиенту нет — там считают по периодам, проектам, стадиям и сотрудникам, а не по заказчикам.
См. также «Контрагенты: обзор раздела» и «Документы мероприятия: создание из карточки проекта».