Разбор всех полей карточки контрагента: что где заполнять, какие поля появляются только у организации, а какие только у человека, и какие из них потом печатаются в счетах, договорах и сметах.
Юридическое и физическое лицо: чем отличаются наборы полей
Переключатель «Тип субъекта» в самом верху карточки меняет её состав.
| Поле | Юридическое лицо | Физическое лицо |
|---|---|---|
| Поиск компании по Названию/ИНН | Есть | Нет |
| «Название» / «ФИО» | «Название» | «ФИО» |
| «Тип» (ООО/ЗАО/ИП/Самозанятый) | Есть | Нет |
| «Контактное лицо», «Должность» | Есть | Нет |
| «КПП» | Есть | Нет |
| «Паспортные данные» | Нет | Есть |
| «Телефон», «Email», «ИНН», «Адрес», банк, «Заметки», «Статус» | Есть | Есть |
Основные поля
- «Название» (у физлица — «ФИО») — единственное обязательное поле. Именно оно печатается в документах как наименование контрагента и по нему идёт поиск в списках.
- «Тип» — выпадающий список из четырёх значений: «ООО», «ЗАО», «ИП», «Самозанятый». Тип показывается в заголовке строки списка (
ООО «Ромашка») и определяет требования к реквизитам при выгрузке УПД. - «Контактное лицо» и «Должность» — один человек со стороны контрагента. Второго контактного лица в карточке не предусмотрено.
- «Телефон» и «Email» — их можно вывести в печатном шаблоне и скопировать кнопкой «Копировать все данные». В списке они показаны, но некликабельны.
- «ИНН» — до 12 символов. У физического лица под полем стоит подсказка «12 цифр для физ.лица».
- «КПП» — до 9 символов, только у организации.
- «Адрес» — многострочное поле, именно оно печатается как адрес контрагента.
Банковские реквизиты
Четыре поля: «Банковский счет», «Название банка (поиск по названию)», «Корреспондентский счет» и «БИК (поиск по БИК)». Оба счёта — до 20 символов, БИК — до 9.
«Название банка» и «БИК» работают с подсказками: выбор банка в любом из них заполняет сразу три поля — название банка, БИК и корреспондентский счёт. Расчётный счёт контрагента вводится вручную.
У физического лица над банковским блоком выводится пояснение «Банковские реквизиты для физ.лица — опционально.» — то есть без них карточку сохранить можно.
Паспортные данные физического лица
Раздел появляется только при типе субъекта «Физическое лицо» и содержит:
- «Серия» — подсказка в поле
0000; - «Номер» — подсказка
000000; - «Дата выдачи» — выбирается из календаря;
- «Код подразделения» — подсказка
000-000; - «Кем выдан» — подсказка вида «ОУФМС России по г. Москве по району ...»;
- «Адрес регистрации» с пояснением «(если отличается от фактического)».
Отдельных переменных для паспорта в печатных шаблонах нет — эти поля хранятся в карточке как справка, а в счёт, договор или УПД не подставляются. Плюс они видны всем, у кого есть доступ к разделу «Контрагенты», так что заполняйте их только по необходимости.
Заметки и статус
«Заметки» — свободный текст для себя: как договариваетесь об оплате, кто подписант, особенности работы. В документы это поле не попадает, но копируется кнопкой «Копировать все данные».
«Статус» — «Актуальный» или «Неактуальный». Он красит полосу слева в списке, участвует в фильтре по умолчанию и определяет, будет ли контрагент предлагаться при выборе клиента мероприятия. Подробнее — в статье «Статус, редактирование и удаление контрагента».
Какие реквизиты попадают в документы и смету
В печатные шаблоны документов и смет из карточки подставляются шесть значений: наименование, ИНН, КПП, адрес, телефон и email контрагента. В редакторе шаблонов они собраны в группу переменных «Клиент / Контрагент».
Если в документе или в мероприятии контрагент не выбран, вместо наименования в готовый файл попадёт текст [контрагент не выбран]. Увидели такое в скачанном счёте или смете — значит поле «Клиент» у мероприятия пустое.
Как устроены переменные — в статье «Переменные шаблона и строка позиций». Про подстановку заказчика в смету — в «Контрагент в мероприятии, смете и документах».
Что нужно заполнить для УПД
К карточке покупателя в выгрузке УПД требования жёстче, чем к обычному счёту:
- ИНН обязателен всегда, для любого типа контрагента;
- КПП обязателен, если тип «ООО» или «ЗАО»;
- в адрес идёт юридический адрес, а если он не заполнен — обычное поле «Адрес»;
- для ИП и самозанятого ФИО берётся из «ФИО директора», а если оно пустое — раскладывается из названия карточки, поэтому название лучше писать полностью: «Иванов Иван Иванович», а не «Иванов И.И.».
Подробности выгрузки — в статье «УПД и счёт-фактура».
Поля, которых нет в форме
Система хранит по контрагенту ещё несколько реквизитов, но в окне карточки их не показывает и вручную заполнить их нельзя:
- юридический адрес отдельно от фактического;
- ФИО директора;
- регистрационный номер — ОГРН или ОГРНИП;
- основание деятельности — на основании чего действует представитель.
Эти значения появляются только у карточек, которые система создаёт сама при выпуске договоров с самозанятыми и ИП — см. «Карточки самозанятых и ИП появляются сами». У контрагента, заведённого руками, они остаются пустыми — в УПД у такого покупателя не будет ОГРН или ОГРНИП, а ФИО предпринимателя система разберёт из названия карточки. Выгрузку это не блокирует: обязательны в ней только ИНН и, для типов «ООО» и «ЗАО», КПП. Если этих реквизитов не хватает в готовом документе — напишите нам, см. «Где получить помощь».