Второй способ завести человека — создать его самому и выдать логин с паролем. Он нужен, когда сотрудник не пользуется Telegram, не готов проходить анкету или его надо оформить прямо сейчас, а он на площадке.
Где найти
В разделе «Сотрудники» нажмите жёлтую кнопку «Добавить сотрудника» над списком. Откроется окно «Добавить сотрудника» с четырьмя вкладками: «Основное», «Паспорт», «Личное», «Доступ». Создавать сотрудников может уровень «3 — Проджект менеджер» и выше.
Если человек пользуется Telegram, быстрее и надёжнее пригласить его ссылкой — он заполнит данные о себе сам и сразу окажется на связи. См. «Как пригласить сотрудника: бот компании и ссылка на сайт».
Вкладка «Основное»
Поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Email», «Город проживания». Фамилия и имя обязательны и отмечены звёздочкой.
Телефон вводится по маске +7(___)___-__-__: при клике в поле
подставляется «+7(», буквы не принимаются, лишние цифры не вводятся.
Вкладка «Паспорт»
Первым идёт «Страна паспорта» — Россия, Узбекистан или Казахстан; от неё зависит состав остальных полей (для России это серия из 4 цифр, номер из 6 цифр и код подразделения). Дальше общие поля: «Дата выдачи», «Кем выдан», «Адрес регистрации». Форматы по всем трём странам собраны в статье «Карточка сотрудника: шесть вкладок».
Заполнять паспорт при создании не обязательно. Но без него пропуска выйдут с пустыми ячейками, а договор с самозанятым сформировать не получится вовсе: мастер потребует серию, номер, дату выдачи, кем выдан и адрес регистрации — см. «Договор с сотрудником: от отметки до подписанного скана».
Вкладка «Личное»
Раздел «Рождение»: «Дата рождения», «Место рождения». Раздел «Автомобиль»: «Марка и модель», «Гос. номер». Эти же данные попадают в списки на пропуска — см. «Пропуска на объект: Excel, PDF и копирование в буфер».
Вкладка «Доступ»: логин, уровень и пароль
- «Уровень доступа» — выбор от «1 — Производство» до «5 — Главный администратор». Заблокированного сотрудника создать нельзя, уровня «0 — Заблокирован» в списке нет. Что означает каждый уровень — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может». Обратите внимание: при создании уровень выбирает тот, кто заводит сотрудника, — это «3 — Проджект менеджер» и выше, а вот менять уровень потом могут только «4 — Бухгалтер» и «5 — Главный администратор».
- «Логин» — обязателен. Логин должен быть свободным во всей системе: если такой уже занят, окно покажет ошибку «Пользователь с таким логином уже существует».
- «Комментарий» — заметка с подсказкой «Комментарий о сотруднике (видим только в этой компании)».
- «Пароль» и «Повторите пароль». У поля пароля две кнопки: глаз — показать или скрыть символы, ключ — сгенерировать надёжный пароль (он подставится сразу в оба поля). Под полем подсказка «Оставьте пустым — пароль сгенерируется автоматически».
Если пароль вводите вручную, он должен быть не короче 6 символов и совпадать в обоих полях, иначе окно не пропустит.
Что произойдёт после кнопки «Создать»
Обязательны только фамилия, имя и логин — остальное можно дозаполнить позже. Нажмите «Создать».
Появится экран «Сотрудник … создан» с блоком «Пароль для входа», кнопкой «Скопировать» и предупреждением «Пароль показывается один раз — сохраните его.» Это не фигура речи: повторно посмотреть пароль нельзя, при утере его придётся менять.
Скопируйте пароль и передайте сотруднику до того, как закроете окно. Дальше он сможет сменить его сам — см. «Пароль: как сменить, задать и восстановить».
Если пользователь уже был в системе
Когда указанный телефон принадлежит человеку, который уже зарегистрирован в WideBear, новая учётная запись не создаётся. Вместо пароля вы увидите: «Пользователь уже был в системе — он добавлен в компанию. Личные и паспортные данные не перезаписаны.»
То есть человек просто присоединяется к вашей компании с выбранным уровнем доступа и комментарием, а его ФИО, паспорт и остальные данные остаются такими, какими он завёл их сам. Логин в этом случае всё равно нужно заполнить (поле обязательное), но он не применяется — человек продолжит входить под своим прежним логином и паролем. Введите любой свободный: занятый логин система не примет. Если же этот телефон уже числится в вашей компании, система откажет с сообщением об этом — сотрудник у вас уже есть, ищите его поиском по списку.
Что сделать дальше
В окне создания нет ни навыков, ни платёжных реквизитов — их задают потом в карточке сотрудника:
- откройте карточку и на вкладке «Навыки» назначьте тарифы, иначе человека нельзя будет поставить в смену;
- на вкладке «Реквизиты» внесите данные для выплат (доступно бухгалтеру и выше);
- если нужен договор — переходите на вкладку «Договор», см. «Договор с сотрудником: от отметки до подписанного скана».
Такой сотрудник не получает уведомлений о сменах, пока не привяжет Telegram — об этом статья «Привязка личного Telegram к аккаунту».