Приглашение — способ завести сотрудника, не заполняя за него анкету: человек регистрируется сам. Каналов два — через Telegram-бота вашей компании и через обычную ссылку на сайт. Порядок не случаен: Telegram основной.
Где найти
Откройте раздел «Сотрудники» и нажмите «Пригласить сотрудника» в панели над списком. Откроется окно «Приглашение сотрудника». Приглашать и перевыпускать ссылку может сотрудник с уровнем доступа «3 — Проджект менеджер» и выше — то есть проджект-менеджеры, бухгалтеры и главные администраторы.
Канал 1: ссылка на бота компании
Первым показывается блок «Регистрация в Telegram» — рядом с заголовком имя бота вашей компании. Пояснение дословно: «Сотрудник откроет бота и нажмёт „Старт“ — анкета запустится сразу, без кодов и паролей. Он попадёт в вашу компанию, и туда же будут приходить приглашения на смены.»
Ниже — сама ссылка и кнопка «Скопировать» (после нажатия она на пару секунд превращается в «Скопировано»). Отдельная ссылка «Открыть бота и проверить» открывает бота в новой вкладке — удобно убедиться, что он жив, прежде чем рассылать приглашение.
Ссылка ведёт на бота вашей компании, а не на общий бот платформы, и кода в ней нет: компанию определяет сам бот. Поэтому одну и ту же ссылку можно отправлять всем новым сотрудникам.
Что увидит сотрудник в боте
- Бот попросит номер телефона: «Для регистрации нам нужен ваш номер телефона. Нажмите кнопку ниже — номер будет взят из вашего аккаунта Telegram.» и покажет кнопку «Поделиться номером телефона».
- Дальше анкета открывается прямо внутри Telegram.
- Если человек уже зарегистрирован в другой компании, бот напишет «Мы нашли ваши регистрационные данные…» и предложит кнопку «Проверить и подтвердить» — заново заполнять ничего не нужно.
Новому сотруднику логин придумывать не нужно: им станет его ник в Telegram, а если ника нет — имя и фамилия латиницей, например «ivan_petrov». У того, кто уже зарегистрирован в WideBear, логин остаётся прежним.
Про остальные возможности бота — в статье «Что умеет Telegram-бот компании: кнопки и команды».
Канал 2: регистрация на сайте
Если у человека нет Telegram, нажмите в окне «У пользователя нет Telegram». Вернуться обратно можно кнопкой «Вернуться к приглашению в Telegram».
Появится блок «Регистрация на сайте» с пояснением: «Сотрудник заведёт логин и пароль прямо в браузере… Уведомлений о сменах он получать не будет, пока не подключит Telegram» (на деле ни логин, ни пароль в анкете не заводятся — см. ниже «Что происходит на сайте»). Как подключить Telegram, описано в статье «Привязка личного Telegram к аккаунту». Ниже — ссылка на страницу регистрации с уже подставленным кодом, кнопка «Скопировать», блок «Код приглашения» с самим кодом и пометка «Ссылка многоразовая — её можно отправить нескольким людям.»
Код приглашения: формат и срок
- Ровно 8 символов, латинские буквы и цифры, без пробелов и дефисов.
- Похожие символы из алфавита исключены — в коде не бывает O, 0, I, 1 и L, поэтому его можно диктовать голосом.
- Постоянная ссылка компании практически бессрочна и не имеет ограничения по числу регистраций.
Ограничения «72 часа» и «10 использований» относятся не к этой ссылке, а к разовому коду, который менеджер генерирует внутри бота, — см. ниже.
Перевыпуск ссылки
Кнопка «Перегенерировать» внизу окна (она есть на канале «сайт») выдаст предупреждение: «Будет создан новый код — старая ссылка перестанет работать. Продолжить?» с кнопками «Отмена» и «Да, перегенерировать». Если ссылки ещё не было, кнопка называется «Создать ссылку».
Перевыпускайте код, если старая ссылка утекла наружу: по ней в компанию может зарегистрироваться кто угодно.
Если бот компании не подключён
Окно сразу откроется на канале «сайт» и покажет подсказку: «Telegram-бот компании не подключён, поэтому пригласить в бота нельзя. Его подключают в разделе Компания → Интеграции» со ссылкой на «Интеграции». Как это сделать — в статьях «Как подключить Telegram-бот» и «Интеграции компании: Telegram-бот и Max».
Третий путь: разовый код прямо из бота
Менеджеру с уровнем «3 — Проджект менеджер» и выше не обязательно заходить на сайт. В боте компании есть кнопка «⚙️ Управление», внутри — «🔗 Сгенерировать код приглашения». Бот пришлёт код, ссылку и припишет: «Действителен 72 часа, до 10 использований.»
Что происходит на сайте
Сотрудник попадает на страницу «Создайте аккаунт» с вкладками «Сотрудник» и «Компания». На вкладке «Сотрудник» — поле «Код приглашения» на 8 символов (по вашей ссылке оно заполняется само) и кнопка «Продолжить». Иногда рядом появляется проверка «я не робот». Под формой — подсказка «Где взять код?» с ответом, что код даёт менеджер компании.
Дальше семь шагов с индикатором «Шаг N из 7»: «Контакты», «Персональные данные», «Паспорт», «Автомобиль», «Реквизиты», «Навыки», «Проверка». Паспорт можно пропустить — на шаге прямо написано «Можно заполнить позже в личном кабинете». Шагов с логином и паролем в анкете нет: логин система составит сама из имени и фамилии латиницей, а пароль сотрудник задаст сам — на странице входа по ссылке «Забыли пароль?», указав почту из анкеты: туда придёт ссылка для нового пароля. Поэтому попросите его заполнить почту на шаге «Контакты» — там она необязательна.
Если человек уже есть в WideBear
Когда по указанному телефону или почте находится существующая учётная запись, вместо анкеты открывается шаг «Вы уже есть в WideBear». Личность подтверждается шестизначным кодом — он приходит в Telegram или на почту, действует 10 минут, попыток ввода пять, повторно отправить можно через минуту. После подтверждения регистрация завершается сразу: остальные шаги анкеты пропускаются, человек добавляется в вашу компанию, а его ФИО, паспорт и реквизиты остаются прежними.
Если сотрудника нужно завести самому, с логином и паролем, смотрите «Добавить сотрудника вручную: логин и пароль». Зарегистрировавшийся появится в списке сотрудников — там ему назначают уровень доступа и навыки.