Вкладка «Договор» в карточке сотрудника закрывает весь путь: от пометки «нужен договор» до загруженного скана с подписями. Разберём, чем пометка отличается от документа, что нужно для формирования и что происходит необратимо.
Где найти
Откройте «Сотрудники», щёлкните по человеку и перейдите на вкладку «Договор». Быстрее всего — щёлкнуть по бейджу договора прямо под именем в списке: карточка откроется сразу на нужной вкладке.
Пометка «Нужен договор»
Вверху вкладки — переключатель «Нужен договор» с подписью «Пометка для списка сотрудников, документ не создаёт.» Это именно напоминание: после включения в списке рядом с человеком появляется бейдж «Нужен договор», а на вкладке — восклицательный знак. Никакого файла при этом не появляется.
Ставить пометку может уровень «3 — Проджект менеджер» и выше. Формировать договоры и принимать подписанные экземпляры — только «4 — Бухгалтер» и «5 — Главный администратор». Если прав не хватает, на вкладке написано: «Формирование договора и приём подписанного экземпляра ведёт бухгалтер (уровень доступа 4) или главный администратор. Отметку „Нужен договор“ можно поставить и отсюда.»
Что нужно, чтобы договор вообще сформировался
- Платёжный профиль сотрудника — самозанятый или ИП. Вид документа выбирается по нему автоматически: «Договор с самозанятым» или «Договор с ИП».
- Заполненный профиль вашей организации в разделе «Мои компании», см. «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты».
- Хотя бы один шаблон для этого вида договора.
По профилю «На карту» договор не формируется — мастер покажет «Назначена оплата на карту — по ней договор не формируется. Нужен профиль самозанятого или ИП.» Смените профиль на вкладке «Реквизиты», см. «Профили оплат».
Шаг 1 — «Стороны и готовность»
Вверху пара карточек: «Заказчик» (ваше юрлицо с ИНН) и «Исполнитель» (сотрудник, тип его профиля и ИНН), между ними стрелка. Ниже строка «Документ: …» с видом договора. Если юрлиц несколько, появляется список «От какого юрлица договор».
Дальше — чек-лист. Если всё на месте, он говорит «Данные для договора на месте». Если нет — «Не хватает N полей — без них договор не сформировать», а под ним плашки недостающих полей, сгруппированные по вкладкам карточки: «Вкладка „Основное“», «Вкладка „Личное“», «Вкладка „Паспорт“», «Вкладка „Реквизиты“». Щелчок по плашке переносит на нужную вкладку.
Состав обязательных полей зависит от вида документа:
| Вид | Что обязательно |
|---|---|
| Договор с самозанятым | фамилия, имя, серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан, адрес регистрации, дата рождения, ИНН, банковские реквизиты (расчётный счёт и БИК) |
| Договор с ИП | фамилия и имя, ИНН, ОГРНИП, банковские реквизиты. Паспорт не требуется — предприниматель определяется по ОГРНИП |
Внизу шага — кнопка «Далее: условия»; она неактивна, пока не выполнены базовые условия из предыдущего раздела.
Шаг 2 — «Условия»
Сначала выбирается вид договора из двух карточек:
- «Рамочный» — «Один раз на всё сотрудничество: объём работ и оплата — по актам.»
- «На смены» — «Под конкретные отработанные смены, сумма считается автоматически.»
Дальше общие поля: «Шаблон договора» (сгруппирован на «Шаблоны компании» и «Системные») и «Предмет договора» с подсказкой «Пусто — подставится формулировка из шаблона.»
Если в договоре на смены оставить предмет пустым, в него встанут названия тарифов выбранных смен — через запятую, без повторов. Строку «В договоре», которую можно задать тарифу на странице «Тарифы», мастер пока не подставляет. Чтобы назвать услугу иначе, впишите формулировку в «Предмет договора».
Для рамочного добавляются «Действует до» («Пусто — бессрочно, с автопродлением на год») и «Сумма договора» с переключателем «Оплата по актам» / «Фиксированная сумма». Если рамочный договор уже действует, мастер предупредит об этом и напомнит, что обычно достаточно договора на смены.
Для договора на смены появляется таблица «Смены в договоре» с колонками «Дата», «Событие», «Роль», «Сумма», флажком «Выбрать все», счётчиком доступных смен и итогом вида «Выбрано 7 смен · 84 000 ₽». Если свободных смен нет, вместо таблицы написано: «Нет смен, не вошедших в другие договоры. Одна смена не может попасть в два договора.»
В таблицу попадают последние 200 свободных смен сотрудника. Если смен накопилось больше, оформляйте их несколькими договорами — по мере того как уже выбранные уходят из списка.
Шаг 3 — «Проверка и формирование»
Сводка перечисляет «Стороны», «Документ», «Шаблон», «Срок», «Сумму» и «Предмет». Кнопка «Показать предпросмотр» собирает вид документа с пометкой «Оформление приблизительное»; после правки параметров она превращается в «Обновить предпросмотр».
Если данных не хватает, предпросмотр честно помечается черновиком, а кнопка формирования остаётся заблокированной — рядом с ней всегда написана конкретная причина.
Ниже — блок «Действие необратимо. Что произойдёт:»
- будет израсходован номер сквозной нумерации;
- будет создана или обновлена карточка контрагента в разделе «Контрагенты»;
- выбранные смены жёстко привяжутся к договору и станут недоступны для других договоров;
- удалить договор можно только в разделе «Бухгалтерия».
Кнопка «Сформировать договор» завершает мастер. Появится экран «Договор № … сформирован» со ссылками «Скачать .docx» и «Открыть в бухгалтерии», кнопкой «Загрузить подписанный экземпляр» и ссылкой «Сформировать ещё один договор». Статус документа — «Сформирован, ожидает подписи».
Загрузка подписанного экземпляра
Кнопка «Загрузить подписанный экземпляр» открывает окно «Подписанный экземпляр договора № …» с полями:
- «Файл» — подсказка «PDF, JPG, PNG, DOCX · до 25 МБ».
- «Дата подписания» — по умолчанию сегодняшняя, с подсказкой «Уходит в реестр бухгалтерии — по ней договор считается подписанным». Скан часто приносят через недели, поэтому дату стоит поставить реальную.
После кнопки «Загрузить» статус документа становится «Подписан», а бейдж в списке сотрудников — «Договор заключён».
Список договоров сотрудника
Секция «Договоры сотрудника» показывает по каждому документу номер, вид («Рамочный» или «На смены»), статус, дату, сумму и ссылки «Скачать .docx» и «Открыть в бухгалтерии». Уже загруженные сканы перечислены строкой «Подписанные экземпляры:». Если договоров не было — «Договоров с этим сотрудником ещё не было.»
Дальнейшая жизнь документа — в разделе «Бухгалтерия», см. «Договоры с самозанятым и с ИП» и «Карточка сотрудника: шесть вкладок».