Перед выездом на площадку служба безопасности объекта обычно просит список людей с паспортными данными и машинами. WideBear собирает такой список за несколько секунд из карточек сотрудников — файлом Excel, PDF или прямо в буфер обмена.
Откуда берутся данные
Все поля списка — это то, что заполнено в карточке сотрудника на вкладках «Паспорт» и «Личное». Столбец «Должность» подставляется из назначенных человеку навыков (тарифов). Ничего специально для пропусков заполнять не нужно — но пустое поле в карточке даст пустую ячейку в файле.
Шаг 1: выберите сотрудников
Откройте «Сотрудники» и отметьте нужных флажками. Быстрее всего — Shift+клик по диапазону или протяжка мышью по строкам; можно нажать «Выбрать всех на экране». Подробнее о выделении — в статье «Раздел „Сотрудники“: список, поиск и массовые действия».
Затем нажмите кнопку «Пропуска» в панели «Выбрано: N». Пока никто не выбран, кнопка неактивна и при наведении показывает подсказку «Сначала выберите сотрудников».
Выделение переживает смену поиска и фильтра — бригаду можно собирать частями. Если кто-то из отмеченных не виден в текущей выдаче, окно предупредит: «N из выбранных сейчас не видно в списке (скрыты фильтром или поиском) — они всё равно попадут в файл.»
Шаг 2: окно «Генерация пропусков»
В заголовке — «Генерация пропусков» и количество выбранных людей. Первое поле — «Название компании в шапке»: оно подставляется из названия вашей компании, но его можно поменять перед выгрузкой. Это полезно, когда объект ждёт список от другого юрлица или от подрядчика. В шапку файла попадает и логотип компании, если он загружен в настройках компании.
Шаг 3: формат и столбцы
Блок «Формат файла» предлагает «Excel» или «PDF». Excel удобнее, если на объекте попросят дополнить или отсортировать список; PDF — когда нужен готовый к печати документ.
Блок «Столбцы» позволяет собрать только нужное:
| Столбец | По умолчанию | Что попадает в файл |
|---|---|---|
| «ФИО» | всегда включён, снять нельзя | фамилия, имя, отчество |
| «Должность» | выключен | названия назначенных навыков через запятую |
| «Паспорт» | включён | серия и номер |
| «Дата рождения» | включён | дата из вкладки «Личное» |
| «Место рождения» | включён | место из вкладки «Личное» |
| «Кем выдан» | включён | код подразделения, дата выдачи и орган — одной ячейкой; для узбекского и казахстанского паспорта туда же добавляется ПИНФЛ или ИИН |
| «Адрес регистрации» | включён | адрес из вкладки «Паспорт» |
| «Автомобиль» | включён | марка, модель и госномер |
| «Телефон» | выключен | номер сотрудника |
Порядок столбцов в файле фиксированный и не зависит от того, в каком порядке вы ставили галочки.
Не отдавайте на объект больше данных, чем просят. Если охране нужны только ФИО и паспорт — снимите остальные галочки: это персональные данные ваших сотрудников.
Шаг 4: получить список
Внизу окна три кнопки: «Отмена», «Скопировать в буфер» и «Сгенерировать».
- «Сгенерировать» открывает готовый файл в новом окне браузера в выбранном формате.
- «Скопировать в буфер» кладёт ту же таблицу вместе с заголовком в буфер обмена. Её можно вставить прямо в Excel, Google Таблицы или в письмо — колонки разложатся сами. Удобно, когда охрана просит список текстом в мессенджере.
Если что-то пошло не так
- Ничего не открылось. Появится сообщение «Браузер заблокировал открытие файла — разрешите всплывающие окна для этого сайта». Разрешите всплывающие окна и нажмите «Сгенерировать» ещё раз.
- Пустые ячейки в файле. Значит, в карточке сотрудника не заполнены соответствующие поля. Откройте карточку и заполните вкладки «Паспорт» и «Личное» — см. «Карточка сотрудника: шесть вкладок».
- Пустая «Должность». Сотруднику не назначен ни один навык. Назначьте тариф на вкладке «Навыки»; найти всех таких людей помогает пункт «Без навыков» в фильтре списка.
- Нет кнопки «Пропуска». Раздел «Сотрудники» и генерация пропусков доступны с уровня «3 — Проджект менеджер» — см. «Уровни доступа: кто что видит и может».
Отдельно пропуска можно сформировать и по составу конкретного мероприятия — об этом статья «Действия в календаре: карточка события, задачи, пропуска».