Списание — это учёт выполненной работы и привязка расходов к мероприятию. Каждая запись в разделе «Трудозатраты» и есть списание: конкретная сумма ложится на конкретный проект за конкретную дату.
Что означает «заполнить трудозатраты»
Создать запись = списать стоимость смены сотрудника на мероприятие. Из этих сумм складываются:
- фактическая себестоимость проекта и его прибыль на вкладке «Статистика» мероприятия;
- фонд зарплат и маржинальность в аналитике компании;
- суммы к выплате сотрудникам и налог по их профилям оплаты.
Поэтому смысл имеет не только сама сумма, но и дата: именно по ней запись попадает в месяц, в период выплаты и в отчётный период аналитики.
Процесс списания
- Создание записи. Сотрудник или менеджер заводит строку с сотрудником, проектом, тарифом, датой и ценой — см. «Как создать запись трудозатрат». Часть строк система создаёт сама по окончании работы залов.
- Проверка. Ответственный сверяет данные и включает статус «Пров.» (Проверено).
- Передача в бухгалтерию. Статус «Бухг.» (Бухгалтерия) означает, что запись ушла в обработку.
- Оплата. Статус «Опл.» (Оплачено) ставится после фактической выплаты. Обычно все три статуса проставляются разом из панели выплаты — см. «Выплаты сотрудникам».
Важно: любой из трёх статусов запирает строку целиком и для всех, включая администратора. Пока стоит хотя бы один статус, у записи нельзя изменить дату, проект, тариф, цену, время смены и комментарий, нельзя прикрепить или удалить файл и нельзя её удалить. Если попытаться, система ответит: «Трудозатрата проверена/в бухгалтерии/оплачена — снимите статус, чтобы редактировать». Снимите статус — и строка снова откроется.
Переключать статусы могут только те, кто видит всех сотрудников: проджект-менеджеры, бухгалтеры и главные администраторы. У сотрудника, который видит только свои смены, переключатели статусов бледные и не нажимаются. У ещё не сохранённой строки статусы недоступны всем.
Массовые операции
Чекбоксы у строк и панель массовых действий видны только тем, кто видит всех сотрудников.
- Отметьте чекбоксами нужные строки — внизу появится панель со счётчиком «Выбрано: N».
- Нажмите «Пометить проверенными» — все выбранные записи получат статус «Проверено».
- Или «Пометить оплаченными» — все выбранные получат статус «Оплачено».
- «Снять выделение» убирает отметки, ничего не меняя.
Статус ставится сразу и запирает отмеченные строки, поэтому перед массовой отметкой убедитесь, что в выборке нет чужих или ошибочных записей.
Фильтры для работы со списаниями
Для проверки и выплат нужны прежде всего две галки: «Проверенные» — только записи со статусом «Проверено», и «Неоплаченные» — только те, по которым ещё нет статуса «Оплачено». Период задаётся полем «Месяц», галкой «Весь год» или селектом «Период выплаты», а кнопка «Сбросить» возвращает выборку к фильтру по месяцу. Все фильтры и три режима отображения подробно разобраны в статье «Режимы отображения и фильтры трудозатрат».
На вкладке «Расходы» мероприятия фильтров месяца, периода и проекта нет: проект там зафиксирован — см. «Трудозатраты мероприятия: вкладка «Расходы»».
Если что-то пошло не так
- Строка не редактируется. Посмотрите на статусы: скорее всего, один из них включён. Снимите его — и правки снова разрешены.
- После выбора периода выплаты в списке появились записи других месяцев. Вернитесь к пункту «Все периоды» и ограничьте выборку полем «Месяц» или галкой «Весь год».
- Не видно чужих записей. Проверьте галку «Все сотрудники»; если её нет вовсе, у вас нет права видеть чужие смены — обратитесь к руководителю компании.