Часть записей в разделе «Трудозатраты» появляется без участия человека — их создаёт сама система, когда смена в зале закончилась. Такие строки помечены красным значком робота с подсказкой «Создано автоматически».
Откуда берутся записи со значком робота
Примерно раз в четверть часа система просматривает залы мероприятий и по завершившимся сменам создаёт трудозатраты назначенным на зал сотрудникам. Смысл в том, чтобы менеджеру не приходилось вручную заводить одно и то же по каждому монтажнику после каждой смены: списание уже есть, остаётся проверить сумму и переработку.
Проверяются залы, которые начинались сегодня или вчера — вчерашний день нужен, чтобы поймать ночные смены. Мероприятия на стадиях с флагом отмены пропускаются (см. «Настройки стадий: что означают флаги»).
Списание создаётся не всем подряд, а сотрудникам, которые:
- назначены на зал в карточке мероприятия, на вкладке «Залы и персонал»;
- имеют выбранный тариф в назначении;
- уже отреагировали на приглашение — если статус подтверждения остался «Ожидает» или «Уведомлён», смена не спишется. Подробнее — в статье «Статусы подтверждения сотрудников».
Когда именно создаётся списание
Момент срабатывания считается от времени окончания зала в часовом поясе компании:
| Ситуация | Когда появится запись |
|---|---|
| Обычная смена | Через 2 часа после времени окончания зала. |
| Смена заканчивается после 23:30 | Через 12 часов после окончания, то есть в первой половине следующего дня. |
| Окончание раньше начала (ночная смена) | Окончание считается на следующие сутки, дальше — как обычно. |
| Время окончания зала не заполнено | В 02:00 следующего дня после даты зала. |
Дата самой записи — это дата начала зала, а не момент создания.
По какой цене
Сумма берётся из назначения сотрудника на зал — из цены смены, которая стоит у него в этом назначении (по умолчанию она подставляется из тарифа). Как эта ставка формируется и где её поменять, описано в статье «Тарифы и стоимость смены».
Если цена смены в назначении нулевая, запись всё равно создаётся — с нулевой суммой, а сотруднику в Telegram приходит сообщение «Цена не указана» с кнопкой «💰 Указать цену».
Что приходит сотруднику
Вместе с записью сотрудник получает уведомление в Telegram «Трудозатрата создана» с датой, названием мероприятия, тарифом и суммой. Под сообщением — кнопки:
- «⏱ Переработка» (или «💰 Указать цену», если суммы нет) — открыть эту запись и уточнить время смены или стоимость;
- «➕ Добавить еще» — завести ещё одну трудозатрату за эту дату;
- «❌ Я не работал — удалить» — убрать ошибочное списание.
Уведомления уходят только в разрешённые часы: если смена закончилась глубокой ночью, сообщение придёт позже. Сама запись при этом уже создана и видна в разделе.
Что делать, если списание не появилось
- Проверьте зал мероприятия: заполнены ли дата и время окончания. Без времени окончания списание придёт только в 02:00 следующего дня.
- Посмотрите стадию мероприятия — на отменённых стадиях автосписания нет.
- Убедитесь, что сотрудник назначен именно на зал и у него выбран тариф. По дополнительным позициям — тем, что отмечены как дополнительные и не идут в смету для клиента, — автоматических списаний не бывает: их заводят вручную.
- Проверьте статус подтверждения: у не ответивших на приглашение смена не спишется.
- Проверьте, нет ли уже такой записи. Повторно система не создаёт: если за этого сотрудника по этому мероприятию, тарифу и дате запись уже есть, второй не будет — в том числе если менеджер завёл её вручную.
Если всё в порядке, а строки нет — заведите её вручную, это займёт полминуты: «Как создать запись трудозатрат».
Можно ли править и удалять
Да. Автоматическая запись ничем не отличается от обычной: у неё можно поменять сумму, тариф, дату, комментарий, добавить время смены для расчёта переработки или удалить её целиком в разделе «Трудозатраты». Правки закрываются только тогда, когда на записи выставлен любой из статусов — «Пров.», «Бухг.» или «Опл.»: пока статус стоит, строка заблокирована для всех, включая руководителя, — нельзя изменить ни одно поле, прикрепить файл или удалить запись. Снять статус и снова открыть правки могут только те, кто видит всех сотрудников: проджект-менеджеры, бухгалтеры и главные администраторы. Подробнее — в статье «Списание трудозатрат».