Договор и цепочка документов

Договор в WideBear — не просто ещё один документ, а центр цепочки: из его карточки одной кнопкой рождаются счета, акты и приложения, которые сразу получают правильные реквизиты и связанный номер. Если начинать с договора, документы по сделке не разбегутся по реестру поодиночке.

Начать можно двумя путями: кнопкой «Создать» → «Договор» в разделе «Бухгалтерия» или кнопкой «Договор» на вкладке «Документы» в карточке мероприятия — тогда заказчик, юрлицо и сам проект подставятся автоматически. Договор здесь особенный: он единственный берёт юрлицо из поля «Профиль компании для документов» мероприятия, а счёт, акт и счёт-фактура всегда создаются с профилем «по умолчанию» — см. «Документы мероприятия: создание из карточки проекта».

Чем форма договора отличается от формы счёта

Договор и приложение к договору открываются в отдельной, укороченной форме: у них нет таблицы позиций и нет блока НДС. Сумма вводится одним полем — «Сумма договора, ₽».

Именно поэтому договоры не попадают в плитку «Выставлено» на главной странице раздела: сумма сделки уже посчитана по счетам, и договор задвоил бы её. См. «Бухгалтерия: обзор раздела».

Поля договора

Карточка «Стороны договора» устроена как у счёта: слева «Продавец» с выбором вашего юрлица, справа «Покупатель» с контрагентом и его реквизитами.

Карточка «Договор» (для приложений — «Приложение к договору») содержит:

• «Номер» с кнопкой «Сгенерировать номер» и подсказкой «Оставьте пустым для автоматической генерации»;
• «Дата *» — дата документа;
• «Дата подписания»;
• «Сумма договора, ₽»;
• «Начало действия» и «Окончание действия»;
• блок «Мероприятия» — есть только у договора, не у приложения;
• сворачиваемый раздел «Дополнительно» с полем «Основание».

Внизу — «Внутренние примечания», «Статус» и кнопки «Сохранить», «Сохранить и скачать», «Предпросмотр», «Отмена».

Карточка договора

В шапке — тип и номер, кнопки «Редактировать» (только пока договор в черновике), «Расторгнуть» (пока договор не расторгнут), «Скачать» (появляется, только если выбран шаблон печати), «Поделиться» и «Версии» с номером текущей версии.

Ниже идут блоки:

• «Основная информация» — Тип, Номер, Дата, Дата подписания, Срок действия, Сумма договора, Статус.
• «Стороны» — Наша компания, контрагент (рядом кнопка «Все документы клиента»), Мероприятия, Основание, Примечания и выбранный шаблон печати.
• «Документы по договору» — сердце цепочки, о нём ниже.
• «Приложения» — таблица с колонками «Номер», «Дата», «Статус» и кнопкой «Приложение» в заголовке блока — она открывает форму нового приложения, уже привязанного к этому договору. Пусто — «Нет приложений».
• «Вложения (файлы)» — сюда прикрепляют произвольные файлы: скан подписанного экземпляра, переписку, приложения от клиента. Форма внизу: «Название», «Файл» и кнопка «Загрузить».
• Таблица других договоров этого же контрагента и блок внешних ссылок («Внешняя ссылка на документ»).

Блок «Документы по договору»

Четыре плитки показывают, сколько документов по этому договору уже есть: «Счета», «Акты», «Счета-фактуры», «Приложения». У «Счетов» и «Актов» под количеством выводится ещё и сумма. Под плитками — три кнопки: «Создать счёт», «Создать акт», «Приложение». Ещё ниже — «Список документов» с колонками Тип, Номер, Дата, Контрагент, Сумма, Статус. Если ничего не создано — «Нет связанных документов».

Какие переходы цепочки разрешены

На недопустимый переход система ответит «Из „…“ нельзя создать „…“». Кроме того, есть два содержательных условия:

• Акт из счёта создаётся только при наличии хотя бы частичной оплаты: «Для создания акта необходима хотя бы частичная оплата счёта». Поэтому в карточке счёта кнопка «Акт» появляется, лишь когда оплата зарегистрирована — см. «Оплаты по документу».
• Счёт-фактура — только для документов с НДС: «Счёт-фактура создаётся только для документов с НДС». В карточке счёта кнопка «Сч-фактура» видна, только если режим НДС не «Без НДС».

Кнопками доступна лишь часть этих переходов: из договора — «Создать счёт», «Создать акт» и «Приложение», из счёта на оплату — «Акт» и «Сч-фактура». Счёт-договор и УПД создают из меню «Создать» в реестре и привязывают к договору режимом нумерации «По договору». У счёта-договора кнопка «Сч-фактура» тоже показывается, но система на неё ответит отказом — счёт-фактуру для него заводят через меню «Создать» (см. «УПД и счёт-фактура»).

Что наследует дочерний документ

При создании по цепочке новый документ получает от родителя юрлицо, контрагента, режим и ставку НДС, привязанные мероприятия и все позиции. Создаётся он в статусе «Черновик», так что перед отправкой клиенту его можно спокойно поправить.

В карточке дочернего документа над вкладками появляется хлебная цепочка родительских документов — по ней в один клик возвращаются к договору.

Нумерация по договору

Документы, созданные из договора, автоматически переходят в режим нумерации «По договору»: их номер собирается из номера договора и буквы типа. Счёт по договору ДГ-00001 получит номер ДГ-00001/С-01, акт — ДГ-00001/А-01. Полный список букв, префиксы и счётчики разобраны в статье «Нумерация документов».

Тот же режим можно включить вручную в форме счёта: выберите «По договору» в поле «Режим нумерации» и найдите договор в поле «Родительский договор».

Расторжение

У договоров вместо отмены — кнопка «Расторгнуть». Откроется страница подтверждения с таблицей «Информация о документе» и кнопкой «Да, расторгнуть»; статус станет «Расторгнут». Номер при этом не освобождается. О статусах договорной ветки — в статье «Типы документов и их статусы».