Внешняя ссылка — способ показать клиенту счёт или договор, не заводя ему учётную запись в WideBear. Вы создаёте ссылку в карточке документа, отправляете её письмом или в мессенджере, а получатель открывает документ прямо в браузере — только на просмотр или с правом внести правки.
Где найти
Откройте документ в разделе «Бухгалтерия». В шапке карточки договора есть кнопка «Поделиться», в карточке счёта — кнопка-иконка с такой же подсказкой. Обе ведут на страницу «Ссылки для доступа — <номер документа>».
Слева на этой странице — таблица «Активные ссылки», справа — карточка «Создать ссылку». Если ссылок ещё не было, в таблице написано «Ссылки ещё не создавались».
Раздел «Бухгалтерия» видят руководители компании и сотрудники с расширенным доступом. Если пункта нет в меню — доступа к бухгалтерии у вас нет, обратитесь к руководителю компании.
Как создать ссылку
- Откройте карточку документа и нажмите «Поделиться».
- В карточке «Создать ссылку» выберите «Права доступа»: «Редактирование» или «Только просмотр».
- Выберите «Срок действия»: «Бессрочно», «24 часа», «3 дня», «7 дней» или «30 дней».
- Нажмите «Создать ссылку». Она появится в таблице слева.
- Скопируйте адрес кнопкой-копированием справа от поля со ссылкой и отправьте его получателю.
Ссылок на один документ можно создать сколько угодно — например, одну на просмотр для бухгалтерии клиента и одну на правку для менеджера.
Права доступа и срок действия
| Право | Что может получатель |
|---|---|
| Только просмотр | Открыть документ, а если у документа выбран шаблон печати — ещё и скачать PDF. Изменить ничего нельзя |
| Редактирование | То же плюс кнопка «Редактировать»: у счёта — наименования, единицы, количество и цены уже имеющихся позиций и поле «Комментарий / пожелания»; у договора — только «Комментарий / пожелания» и «Примечания» |
Право «Редактирование» меняет содержимое настоящего документа, а не копии: после сохранения суммы пересчитываются по изменённым позициям. Добавлять и удалять строки получатель не может — только править те, что уже есть. Для отправки готового счёта на оплату выбирайте «Только просмотр», а «Редактирование» оставьте для этапа согласования.
Срок действия виден в колонке «Истекает»; у бессрочной ссылки там написано «Бессрочно». В колонке «Использований» считается, сколько раз ссылку открывали, в колонке «Статус» — «Активна» или «Неактивна».
Что видит получатель
Открывается отдельная страница без входа в систему:
- заголовок «<Тип документа> №<номер> от <дата>»;
- блоки «Продавец» и «Покупатель» с реквизитами (у договора — «Исполнитель» и «Заказчик»);
- таблица позиций с колонками «#», «Наименование», «Ед.», «Кол-во», «Цена», «Сумма» и строками «Итого без НДС», «НДС (ставка)», «Итого». У договоров таблицы позиций нет — вместо неё статус, дата подписания и основание;
- блок «Примечание:» — то, что вы написали в сообщении для клиента;
- список «История изменений» — пять последних версий документа;
- подпись «Документ предоставлен через защищённую ссылку.».
В правом верхнем углу — кнопка «Редактировать» (только при праве «Редактирование») и кнопка «PDF», которая появляется, только если у документа выбран шаблон печати.
Если клиент внёс правки
Перед сохранением получатель может указать себя в поле «Ваше имя (необязательно)». Каждое сохранение создаёт новую версию документа с пометкой «Внешний» и описанием «Редактирование через внешнюю ссылку», система запоминает адрес, с которого пришли правки. Внизу формы написано: «Каждое сохранение создаёт новую версию документа.»
Эти версии видны вам на вкладке «Версии» в карточке документа — можно сравнить, что именно поменял клиент, и при необходимости вернуть свои формулировки. Подробнее — в статье «Скачивание документа и версии файла».
Как только у документа появилась хотя бы одна ссылка, в карточке счёта добавляется вкладка «Ссылки», а в карточке договора — блок «Внешние ссылки» рядом с историей версий. И там, и там есть список ссылок с числом использований и кнопка «Управление ссылками». В реестре документов у такой строки загорается значок звена цепи с подсказкой «Есть внешние ссылки».
Как отозвать ссылку
В таблице «Активные ссылки» нажмите крестик в конце строки и подтвердите вопрос «Отозвать ссылку?». Ссылка перестанет открываться, но из списка не исчезнет — у неё сменится статус на «Неактивна», чтобы осталась история. Кнопка отзыва есть только у активных ссылок.
Если ссылка не открывается
Получатель увидит страницу «404 — Документ не найден» с текстом «Ссылка недействительна, истёк срок действия или документ был удалён.». Причины обычно такие:
- ссылку отозвали;
- истёк выбранный срок действия;
- документ удалили;
- ссылку скопировали не целиком — адрес длинный, он должен заканчиваться косой чертой.
Лечится одинаково: создайте новую ссылку и отправьте её заново.
Безопасность
Адрес ссылки содержит длинный случайный код — подобрать его нельзя, а сами страницы закрыты от поисковых систем и в выдачу не попадают. Но любой, кому ссылка попадёт в руки, увидит документ и реквизиты: не публикуйте её в открытых чатах и ограничивайте срок действия там, где это уместно.