В WideBear девять типов документов и два разных набора статусов: один для счетов, другой для договоров. Из-за этого у договора нет статуса «Оплачен», а у счёта — «Расторгнут». Разбираем, что есть что и почему часть переходов система не пропускает.
Девять типов документов
Все они создаются кнопкой «Создать» в разделе «Бухгалтерия»:
- «Договор» — головной документ сделки, от него растёт вся цепочка;
- «Приложение к договору»;
- «Счёт на оплату» — самый частый документ;
- «Счёт-договор» — счёт, который одновременно служит договором;
- «Акт выполненных работ»;
- «Счёт-фактура»;
- «УПД (универсальный передаточный документ)»;
- «Договор с самозанятым» и «Договор с ИП» — документы не с заказчиком, а с исполнителем.
Два цикла статусов
Счётный цикл — у счёта на оплату, счёта-договора, акта, счёта-фактуры и УПД:
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Черновик | Документ ещё правится. Только в этом статусе доступно полное редактирование и удаление |
| Выставлен | Документ отправлен клиенту и ждёт оплаты |
| Частично оплачен | Пришла часть суммы. Ставится автоматически при регистрации оплаты |
| Оплачен | Оплачено не меньше итога. Тоже ставится автоматически |
| Просрочен | Срок оплаты прошёл, а счёт не оплачен. Система ставит его сама раз в сутки; можно поставить и вручную |
| Отменён | Документ аннулирован |
Договорный цикл — у договора, приложения к договору, договора с самозанятым и договора с ИП:
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Черновик | Документ ещё правится |
| На подписании | Отправлен контрагенту, подписи ждём |
| Подписан | Подписан обеими сторонами |
| Действует | Работает прямо сейчас |
| Завершён | Обязательства закрыты |
| Расторгнут | Прекращён досрочно |
Особый статус договоров с исполнителями
У договоров с самозанятым и с ИП статус «Черновик» показывается как «Сформирован, ожидает подписи». Это не оговорка: такой договор уже собран по шаблону, пронумерован и лежит в реестре — не хватает только подписанного экземпляра. Подробности — в статье «Договоры с самозанятым и с ИП».
Где менять статус
Двумя способами:
- Выпадающим списком прямо в карточке документа в реестре — статус применяется сразу.
- Полем «Статус» в форме документа, внизу, рядом с полем «Внутренние примечания».
Поле «Статус» в форме срабатывает, только пока документ в черновике. У выставленного документа форма открывается в ограниченном режиме и сохраняет одни внутренние примечания («Примечания обновлены»), а статус остаётся прежним. Поэтому «Оплачен», «Просрочен» или «Отменён» у выставленного счёта переключают выпадающим списком в реестре.
Статусы «Частично оплачен» и «Оплачен» проставляются сами, когда вы регистрируете оплату на вкладке «Оплаты». Руками их обычно трогать не нужно — см. «Оплаты по документу».
Статус «Просрочен» система ставит сама
Раз в сутки, ночью, WideBear проходит по счетам на оплату и счетам-договорам в статусах «Выставлен» и «Частично оплачен» и переводит в «Просрочен» те, у которых срок оплаты уже прошёл. Актов, счетов-фактур и УПД эта проверка не касается — им статус ставят руками.
Проверка смотрит именно на срок оплаты документа: если он не заполнен, просроченным счёт сам не станет, даже когда деньги давно ждут. Тогда поставьте «Просрочен» вручную выпадающим списком в реестре.
Частичная оплата из «Просрочен» документ не выводит — статус снимется, только когда оплата закроет сумму целиком (счёт станет «Оплачен») или когда вы смените его руками. Независимо от статуса, в карточке документа просроченная дата подсвечивается красным и рядом с ней появляется бейдж «Просрочен».
Что система проверяет при переводе в «Выставлен»
У трёх типов — «Счёт-фактура», «Акт выполненных работ» и «УПД» — перевод из черновика в «Выставлен» возможен только при заполненных обязательных реквизитах. Если чего-то не хватает, документ не сохранится, а вверху страницы появится сообщение с перечнем недостающего: «Для перевода в статус „Выставлен“ необходимо заполнить: …».
Проверяются номер и дата документа, профиль вашего юрлица (для счёта-фактуры и УПД — с заполненным ИНН, а для ООО ещё и КПП), контрагент и наличие хотя бы одной позиции. Для УПД дополнительно нужны ИНН покупателя и хотя бы один действующий подписант в профиле юрлица. Где это заполняется — в статье «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты».
У этих трёх типов статус надёжнее переключать в форме документа: только там система показывает, чего именно не хватает. Если смена статуса выпадающим списком в реестре не проходит и значение возвращается обратно — откройте документ, поставьте «Выставлен» в поле «Статус» и сохраните: в сообщении будет список незаполненных реквизитов.
Отмена и расторжение
Это разные действия для разных веток:
- Счёт на оплату отменяют: в карточке документа есть кнопка с иконкой запрета. Откроется страница подтверждения с таблицей «Информация о документе» и кнопкой «Да, отменить». Уже оплаченный документ отменить нельзя — система ответит «Нельзя отменить уже оплаченный документ». У остальных счётных типов — акта, счёта-фактуры, счёта-договора и УПД — отдельной кнопки отмены нет: им статус «Отменён» ставят выпадающим списком в реестре.
- Договоры расторгают: кнопка «Расторгнуть» в карточке договора переводит его в статус «Расторгнут».
Отменённый или расторгнутый документ не освобождает свой номер: следующий документ получит следующий по счёту номер, а в нумерации останется пропуск. Это требование бухгалтерского учёта, а не ошибка — подробнее в статье «Нумерация документов».
Когда документ можно редактировать
| Статус | Что доступно |
|---|---|
| Черновик | Полное редактирование всех полей и позиций; документ можно удалить |
| Выставлен · На подписании · Частично оплачен | Ограниченный режим: сохраняются только внутренние примечания |
| Оплачен · Подписан · Действует · Завершён · Просрочен · Отменён · Расторгнут | Только просмотр: «Этот документ доступен только для просмотра» |
Речь только о полях документа: регистрация оплат живёт отдельно и доступна при статусах «Черновик», «Выставлен», «Частично оплачен» и «Просрочен» — «Оплаты по документу».
Удаление разрешено исключительно для черновиков — на попытку удалить что-то другое система ответит «Можно удалять только черновики». Если документ уже не редактируется, а поправить его нужно, скачайте файл, отредактируйте и загрузите обратно новой версией — см. «Скачивание документа и версии файла».