УПД — единственный документ в WideBear, который не печатается по вашему шаблону, а собирается по строгому формату Федеральной налоговой службы и выгружается файлом для электронного документооборота. Поэтому у него свои поля, свои кнопки и своя проверка перед выгрузкой. Обычный счёт-фактура устроен проще — о нём в конце статьи.
Чем УПД отличается от остальных документов
- Создаётся так же — кнопкой «Создать» в разделе «Бухгалтерия», пункт «УПД». Форма та же, что у счёта: стороны, номер, дата, режим НДС, позиции.
- Блока «Шаблон печати» у него нет: внешний вид документа задан приказом ФНС, выбирать нечего. Вместо шаблона наверху формы стоит карточка «Статус УПД».
- В карточке готового документа вместо кнопки «Скачать» — две другие: «Предпросмотр» и зелёная «Скачать XML».
- В цепочке документов кнопки «создать УПД» нет — его заводят из меню «Создать» и при необходимости привязывают к договору режимом нумерации «По договору».
Поле «Статус УПД»: 1 или 2
Обязательное поле «Статус *» определяет, какую роль играет документ:
| Значение | Когда выбирать |
|---|---|
| 1 — счёт-фактура и передаточный документ | Для плательщиков НДС (общая система). Такой УПД заменяет сразу и акт, и счёт-фактуру, регистрируется в книге продаж и покупок |
| 2 — передаточный документ | Без счёта-фактуры — для УСН, ПСН, ЕСХН и самозанятых, которые НДС не выставляют |
Ровно эта подсказка продублирована в форме справа от поля.
Что подставляется автоматически
Статус предлагается сам — по системе налогообложения того профиля юрлица, от имени которого выставляется документ (поле «Система налогообложения» в карточке профиля):
- «НПД (самозанятый)», «АУСН Доходы» и «АУСН Доходы-расходы» — всегда «2»: этим режимам счёт-фактуру выставлять нельзя;
- УСН, ЕСХН и ПСН, если у профиля режим НДС по умолчанию — «Без НДС», — тоже «2»;
- во всех остальных случаях — «1».
Подставленное значение можно изменить вручную. Как заполнить сам профиль — в статье «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты».
Подписанты продавца
Без подписанта УПД не выгрузится. Заводят их в «Моих компаниях»: откройте профиль юрлица на редактирование и заполните таблицу «Подписанты для УПД» — «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность», «Полномочия», «Статус», «Основание», «Детали», «ИНН ФЛ» и галочки «По ум.» и «Актив.».
Главное здесь — колонка «Полномочия». Над таблицей есть подсказка о том, кто чей документ подписывает: для статуса 1 нужен подписант с полномочиями «Счёт-фактура (СФ)» или «СФ и ФХЖ», для статуса 2 — с «Факт хоз. жизни (ФХЖ)» или «СФ и ФХЖ». Если подходящего подписанта нет, выгрузка сообщит об этом при попытке скачать файл.
Если в документе подписант явно не выбран, берётся подписант профиля с галочкой «По ум.»; если такого нет — любой активный. Поэтому держите таблицу в порядке: снятая галочка «Актив.» выводит человека из подстановки.
Предпросмотр и выгрузка
Кнопка «Предпросмотр» открывает печатную форму УПД — привычный бумажный бланк со всеми графами. Там же есть кнопка «Печать» и кнопка «Скачать XML». Если данных не хватает, сверху появится плашка «Данные УПД неполные» со списком проблем.
Кнопка «Скачать XML» в карточке документа отдаёт файл выгрузки в формате ФНС 5.03 — его загружают в сервис электронного документооборота и отправляют покупателю.
Что проверяется перед выгрузкой
Перед тем как отдать файл, система проверяет данные и, если что-то не так, показывает сообщение «Ошибки данных УПД: …» или отдельную страницу «Ошибки валидации УПД» со списком: описание проблемы, место и строка. Типичные причины:
- не выбран продавец или покупатель, не заполнены их ИНН, КПП, ОГРН;
- в документе нет ни одной позиции;
- нет подписанта с нужными полномочиями;
- выбран статус 1, но все позиции — без НДС (система предложит переключиться на статус 2 либо задать ставку).
Отдельная проверка срабатывает, когда вы сохраняете УПД в форме со статусом «Выставлен» вместо «Черновика»: система напишет «Для перевода в статус „Выставлен“ необходимо заполнить: …», если не хватает номера, даты, ИНН продавца, КПП (для ООО), покупателя с ИНН, позиций или активных подписантов.
Когда нужен обычный счёт-фактура
Если вы работаете с НДС и УПД не используете, счёт-фактуру удобнее не заводить с нуля, а создать из счёта: откройте карточку счёта на оплату и нажмите «Сч-фактура». Кнопка появляется, только если у документа выбран режим НДС, отличный от «Без НДС», и документ не отменён.
В карточке счёта-договора такая же кнопка есть, но переход из него запрещён: система ответит «Из „Счёт-договор“ нельзя создать „Счёт-фактура“». Счёт-фактуру к счёту-договору заводят обычным путём — кнопкой «Создать» в реестре.
Новый счёт-фактура унаследует юрлицо, контрагента, режим и ставку НДС, мероприятия и все позиции счёта и создастся в статусе «Черновик». Подробнее о связях документов — в статье «Договор и цепочка документов».
Номера у этих документов разные по умолчанию: у УПД префикс
УПД-, у счёта-фактуры — СЧФ-. Настроить их можно в
нумерации: «Нумерация документов».