Как создать счёт на оплату

Счёт — самый частый документ в разделе. Форма у него длинная, но заполняется сверху вниз и почти всё подставляется само. Разбираем её блок за блоком.

Где начать

Способ 1. В разделе «Бухгалтерия» нажмите синюю кнопку «Создать» и выберите «Счёт на оплату».

Способ 2. Откройте карточку мероприятия, перейдите на вкладку «Документы» и в выпадающем списке рядом с кнопкой «Договор» выберите «Счёт на оплату». Так удобнее: заказчик и само мероприятие подставятся из карточки проекта. Подробнее — в статье «Документы мероприятия: создание из карточки проекта».

Сверху формы — тип документа и заголовок «Новый документ».

Блок «Шаблон печати»

Определяет, как счёт будет выглядеть в готовом файле. Поле называется «Шаблон для „Счёт на оплату“»; в списке — шаблоны вашей компании и системные шаблоны того же типа, у которых загружен файл. Рядом три кнопки: «Новый», «Редактировать» (открыть выбранный, недоступна пока шаблон не выбран) и «Предпросмотр». Кнопка «Новый» открывает страницу создания шаблона в новой вкладке, но пустой бланк для счёта завести не даст: система вернёт к списку шаблонов с подсказкой скопировать системный — см. «Шаблоны документов: как сделать свой».

Под полем есть подсказка: «Выбранный шаблон будет запомнен и автоматически подставлен в следующий документ этого типа». То есть шаблон достаточно выбрать один раз. Как сделать свой — в статье «Шаблоны документов: как сделать свой».

Блок «Стороны»

Слева — «Продавец», поле «Название *» со списком ваших профилей юрлиц и подсказкой «Выберите профиль для автозаполнения реквизитов». Как только профиль выбран, под ним показываются ИНН, КПП, ОГРН, БИК, адрес и банк. Это справочные клетки: они подтягиваются из профиля юрлица, и правки в них в документ не сохраняются — реквизиты меняют в самом профиле («„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты»).

В новый счёт всегда встаёт профиль «по умолчанию» — даже если счёт создан из карточки мероприятия, где выбрано другое юрлицо. Из мероприятия юрлицо подхватывает только договор. Если юрлиц несколько, проверьте поле «Название» у продавца перед сохранением: от него зависят и реквизиты в файле, и нумерация счёта.

Справа — «Покупатель», поле «Название ООО или ФИО *» с подсказкой «Можно искать по ИНН, адресу, ФИО директора». Рядом две кнопки-иконки: «Редактировать контрагента» и «Добавить нового контрагента». Вторая открывает выдвижную панель с полным набором полей и строкой «Поиск компании по Названию/ИНН», которая подтягивает реквизиты за вас; внизу — «Сохранить» и «Отмена». Подробно — в статье «Как добавить контрагента».

Ниже — блок «Мероприятия»: через селект «+ Привязать мероприятие...» к счёту можно прикрепить одно или несколько мероприятий. Такой счёт будет виден на вкладке «Документы» каждого из них.

Блок «Счет»

Над полями идёт полоса «Последний номер по выбранной компании:» — подсказка, на каком номере остановилась нумерация выбранного юрлица.

• «Режим нумерации» — «Независимая» или «По договору».
• «Счет №» с кнопкой-обновлением «Сгенерировать номер автоматически». Подсказка под полем: «Оставьте пустым для автоматической генерации».
• «от *» — дата документа, по умолчанию сегодняшняя.
• «Основание» — необязательное поле с подсказкой «можно не указывать».
• Флажок «с QR кодом».

Если номер оставить пустым, он присвоится автоматически из последовательности выбранного юрлица (например, СЧ-00042). Если ввести номер руками, счётчик подтянется до него — следующий счёт продолжит с этого места.

Режим «По договору» открывает поле «Родительский договор» с поиском «Найти договор по номеру или клиенту…». Номер тогда собирается из номера договора: ДГ-00001/С-01. Подробнее — «Договор и цепочка документов».

Ниже — сворачиваемый блок «Добавить грузополучателя» с полем «Грузополучатель». Он нужен, когда получатель отличается от покупателя; выбор идёт из сохранённых адресов доставки, поэтому в обычном счёте блок можно не раскрывать.

Блок «Валюта и ставка НДС»

Поле «Валюта» нередактируемо: «Российский рубль, 643». «Режим НДС» переключается тремя кнопками — «Без НДС», «НДС в т.ч.», «НДС сверху», рядом поле «Ставка» в процентах.

Режим и ставка подставляются из профиля юрлица (раздел «НДС по умолчанию» в его настройках), так что в типовом счёте их трогать не нужно.

Позиции счёта

Блок называется «Наименование товара, работ, услуг, подлежащих оплате:», с подписью «Можно загрузить позиции из любой сметы по мероприятию». Кнопки «Загрузить из сметы» и «Добавить строку» есть и над таблицей, и под ней; итоги под таблицей — «Итого:», «Без налога (НДС):», «НДС:», «Всего:». Всё это подробно разобрано в статье «Позиции документа: вручную и из сметы».

Сообщение клиенту и примечания

Поле «Сообщение для клиента:» попадает в печатный документ. Для нового счёта оно заполняется текстом из профиля юрлица, а если такого текста там нет — стандартной формулировкой о том, что оплата счёта означает согласие с условиями поставки.

Поле «Внутренние примечания», наоборот, в файл не попадает — это заметки для своих. Рядом — поле «Статус».

Кнопки сохранения

• «Сохранить черновик» — сохраняет и открывает карточку документа.
• «Сохранить и скачать Word» или «Сохранить и скачать Excel» — подпись зависит от формата выбранного шаблона; сохраняет и сразу отдаёт готовый файл.
• «Предпросмотр» — показывает документ в шаблоне, ничего не сохраняя.
• «Отмена» — возвращает в реестр без сохранения.

Новый счёт создаётся в статусе «Черновик», и вместе с ним записывается первая версия с описанием «Создание документа». Что делать дальше — в статье «Типы документов и их статусы».