Самый короткий путь к счёту или договору — не через реестр бухгалтерии, а из карточки самого проекта. Там есть вкладка «Документы»: она показывает все документы мероприятия с суммами и позволяет создать новый, не вводя заказчика вручную.
Где найти
Откройте мероприятие в списке мероприятий и перейдите на вкладку «Документы» — она стоит в одном ряду с «Основное» и «Задачи». Заголовок вкладки — «Документы мероприятия».
Вкладка видна не всем: нужен включённый модуль бухгалтерии и расширенный доступ (руководители, бухгалтерия, менеджеры проектов). Если вкладки нет, а документы по проекту нужны — обратитесь к руководителю компании.
Как создать документ из мероприятия
- На вкладке «Документы» справа сверху нажмите синюю кнопку «Договор» — она создаёт договор сразу.
- Если нужен другой документ, нажмите стрелку рядом с кнопкой и выберите из списка: «Договор», «Счёт на оплату», «Счёт-договор», «Акт» или «Счёт-фактура».
- Откроется обычная форма документа — заполните позиции и сохраните.
Что подставится само:
- заказчик — клиент мероприятия попадёт в поле покупателя («Название ООО или ФИО»);
- мероприятие — оно уже отмечено в блоке «Мероприятия», ничего искать не нужно;
- профиль продавца — только в договоре подставляется юрлицо, указанное в самом мероприятии (поле «Профиль компании для документов»). В счёте на оплату, счёте-договоре, акте и счёте-фактуре всегда встаёт профиль «по умолчанию» из «Моих компаний» — даже если в мероприятии выбрано другое юрлицо. Если юрлиц несколько, проверяйте продавца перед сохранением: см. «„Мои компании“: профили юрлиц и реквизиты».
Дальше форма ведёт себя как обычно: позиции можно набрать руками или загрузить из сметы мероприятия — об этом статья «Позиции документа: вручную и из сметы». Пошаговый разбор формы — в статье «Как создать счёт на оплату».
Таблица документов мероприятия
Ниже кнопок — список всего, что уже выставлено по проекту, с колонками «Номер», «Тип», «Дата», «Контрагент», «Сумма», «Оплачено», «Статус» и «Действия». Статус показан цветной плашкой — зелёная у оплаченных и подписанных, синяя у выставленных, жёлтая у частично оплаченных, красная у просроченных.
Кнопка с глазом в колонке «Действия» открывает документ, и в его карточке появляется кнопка «Вернуться» — она возвращает вас обратно в мероприятие, а не в общий реестр.
Если документов ещё нет, вкладка пишет: «Документы не найдены. Создать договор или счёт на оплату» — обе подсказки кликабельны.
Строка «Итого»
Внизу таблицы система считает три числа:
- выставлено — сумма документов в статусах «Выставлен», «Частично оплачен» и «Оплачен». Черновики и отменённые документы в итог не входят;
- оплачено — сумма по документам, закрытым полностью (статус «Оплачен»). Частичные оплаты в это число не попадают, хотя в колонке «Оплачено» по строке они видны;
- остаток — разница между первым и вторым.
У договора в колонке «Сумма» будет ноль: сумма договора хранится в отдельном поле «Сумма договора, ₽» и в итоги по мероприятию не попадает. Так сделано специально, иначе одни и те же деньги считались бы дважды — и по договору, и по счёту к нему.
Если нужна полная финансовая картина проекта — с расходами, зарплатой и рентабельностью, — смотрите вкладку «Статистика» в карточке мероприятия: «Вкладка „Статистика“: финансы одного мероприятия».
Один документ на несколько мероприятий
Счёт можно выставить сразу за серию проектов. В форме документа есть блок «Мероприятия»: выпадающий список «+ Привязать мероприятие...» добавляет проект в перечень, а крестик рядом с названием («Открепить») убирает его. Пока ничего не выбрано, блок пишет «Нет привязанных мероприятий».
В списке — неархивные мероприятия вашей компании. Заказчик и юрлицо от привязки не меняются: их подставляет только создание документа из карточки проекта, дальше вы отвечаете за них сами.
Документ, привязанный к нескольким мероприятиям, появится на вкладке «Документы» у каждого из них.
Все документы проекта в реестре
Кнопка «Бухгалтерия» справа сверху на вкладке открывает раздел «Бухгалтерия» уже с фильтром по этому мероприятию. Там доступны все возможности реестра: вкладки по типам документов, фильтры по периоду, статусу и заказчику, смена статуса прямо в списке и итоговые плитки «Выставлено / Оплачено / Ожидает / Просрочено».