Позиции — это строки, из которых складывается сумма счёта или акта. Их можно набрать руками, а можно перенести готовыми из сметы мероприятия. Второй путь быстрее и точнее: он и задуман как основная связка «Сметы → Бухгалтерия».
Как устроена таблица позиций
Таблица есть в форме любого счётного документа — она открывается из раздела «Бухгалтерия» при создании или редактировании документа. Блок в форме называется «Наименование товара, работ, услуг, подлежащих оплате:», под заголовком стоит подпись «Можно загрузить позиции из любой сметы по мероприятию». Остальные блоки формы разобраны в статье «Как создать счёт на оплату».
Колонки: «№», «Наименование товара, работ, услуг», «Ед. изм.», «Кол-во», «Цена за единицу», «Сумма». Сумма строки не редактируется — она считается как количество × цена за единицу и пересчитывается, пока вы печатаете.
У каждой строки справа три кнопки: «Удалить», «Переместить вверх» и «Переместить вниз». Порядок строк сохраняется вместе с документом и в том же виде попадает в выгруженный файл.
Кнопки «Загрузить из сметы» и «Добавить строку» продублированы: они есть и в шапке блока, и под таблицей.
Шаг 1: выбрать мероприятие и листы сметы
Нажмите «Загрузить из сметы» — откроется окно «Загрузить позиции из сметы».
- В поле «Мероприятие» выберите проект. Список открывается по клику, сверху — строка поиска с подсказкой «Поиск по названию или дате…».
- Ниже подтянутся листы сметы этого мероприятия. У каждого — флажок, название, число позиций и сумма. Согласованные листы помечены бейджем «Подтверждён» и показываются первыми.
- Стрелка справа от листа раскрывает его состав — таблицу с колонками «Наименование», «Кол.», «К-т», «Цена», «Сумма». Значок открытия в новой вкладке ведёт прямо в конструктор сметы, если нужно что-то проверить или поправить.
- Отметьте нужные листы — можно несколько сразу. Внизу окна появится строка вида «Выбрано: 2 лист(ов), 37 поз.».
- Нажмите «Загрузить». Пока не выбран ни один лист, кнопка неактивна. Рядом — «Отмена».
Если у мероприятия смет нет, окно скажет: «У выбранного мероприятия нет листов сметы». Как их завести — в статьях «Что такое смета и как её открыть» и «Как наполнить смету позициями».
Шаг 2: «Добавить» или «Заменить»
Если в документе уже есть позиции, появится второе окно «В документе уже есть позиции» с текстом «Сейчас в документе N поз. Что сделать с позициями из выбранных листов сметы?» и двумя вариантами:
- «Добавить» — «Существующие позиции останутся, новые добавятся в конец».
- «Заменить» — «Все текущие позиции будут удалены и заменены новыми».
Внизу — кнопка «Отмена», она закрывает окно, ничего не меняя. Если позиций в документе ещё нет, этого шага не будет — строки просто загрузятся.
Что именно переносится из сметы
- Берутся только позиции верхнего уровня: то, что вложено внутрь комплекта, отдельными строками не поедет — комплект приходит одной строкой, и цену у неё стоит перепроверить. См. «Комплекты в смете».
- Позиции, исключённые из сметы, пропускаются.
- Позиции с нулевой ценой и нулевым итогом пропускаются.
- Количество в документе = количество из сметы, умноженное на коэффициент (смены). Позиция «2 шт × 3 смены» приедет как «6».
- В наименование попадает название позиции, а если у неё есть описание — оно дописывается через тире.
- Единица измерения подставляется по типу позиции: персонал — «чел», оборудование — «шт», услуга — «усл», комплект — «компл».
Скидки, надбавки и налоги листа сметы в документ не переносятся — приезжает цена за единицу. Итог документа считается заново, по его собственному режиму НДС. Если смета согласована со скидкой, проверьте суммы после загрузки. См. «Скидки, налоги и итоги».
Ручное добавление строк
Кнопка «Добавить строку» создаёт пустую строку в конце таблицы. Заполните наименование, единицу, количество и цену за единицу — сумма посчитается сама. Так удобно дописывать то, чего в смете не было: доставку, страховку, разовую услугу.
Как считаются итоги
Под таблицей четыре строки:
| Строка | Что показывает |
|---|---|
| Итого: | Сумма всех строк таблицы |
| Без налога (НДС): | Сумма без налога — видна, когда выбран режим с НДС |
| НДС: | Сумма налога — видна, когда выбран режим с НДС |
| Всего: | Итоговая сумма документа |
Результат зависит от переключателя «Режим НДС» в блоке «Валюта и ставка НДС»: при «Без НДС» итог равен сумме строк; при «НДС в т.ч.» налог выделяется из этой же суммы; при «НДС сверху» налог начисляется поверх и увеличивает итог. Итоги пересчитываются на лету и ещё раз при сохранении документа.
У чего позиций нет
Таблица позиций есть только у счётных документов — счёта на оплату, счёта-договора, акта, счёта-фактуры и УПД. У договоров и приложений её нет: там сумма вводится одним полем «Сумма договора, ₽». Подробнее — в статье «Договор и цепочка документов».
Когда документ создаётся из другого по цепочке (например, акт из счёта), позиции копируются целиком — заново загружать их из сметы не нужно.