Договоры с самозанятым и с ИП — это документы не с заказчиком, а с исполнителем: они закрывают выплаты вашим сотрудникам-подрядчикам. Ведут себя эти два типа не как остальные документы: сумма считается из отработанных смен, статус называется по-другому, а подтверждением служит загруженный скан.
Два способа оформить договор
Способ 1 — из бухгалтерии. В разделе «Бухгалтерия» нажмите «Создать» и в нижней группе списка выберите «Договор с самозанятым». Так удобно, когда вы закрываете сразу пачку смен одного исполнителя.
Способ 2 — из карточки сотрудника. В разделе «Сотрудники» откройте человека и перейдите на вкладку «Договор». Там мастер из трёх шагов — «Стороны и готовность», «Условия», «Проверка и формирование» — и выбор вида договора: «Рамочный» («Один раз на всё сотрудничество: объём работ и оплата — по актам») или «На смены» («Под конкретные отработанные смены, сумма считается автоматически»). Подробный разбор — в статье «Договор с сотрудником: от отметки до подписанного скана».
Пункт «Договор с ИП» в меню «Создать» формы не открывает: система переносит вас в список сотрудников с сообщением «Договор с ИП формируется в карточке сотрудника — вкладка „Договор“.» Это не ошибка — договор с предпринимателем собирается по его платёжному профилю, который живёт в карточке человека.
Раздел «Бухгалтерия» и раздел «Сотрудники» видят руководители компании и сотрудники с расширенным доступом. Если нужного пункта нет в меню — доступа у вас нет, обратитесь к руководителю компании.
Форма «Договор с самозанятым»
Слева — три карточки и кнопка, справа — таблица смен.
- «Получатель оплаты (самозанятый)» — поиск «Поиск по ФИО…» и список сотрудников, у которых заведён платёжный профиль «Самозанятый». Пока никого не выбрали, снизу написано «Получатель не выбран». Если подходящих людей нет: «В компании нет сотрудников с активным платёжным профилем „Самозанятый“.» — профиль назначают в карточке сотрудника, см. «Профили оплат».
- «Шаблон договора» — список шаблонов этого типа (ваши и системные) и ссылка «Управление шаблонами». Выбранный шаблон запоминается на следующий раз.
- Плитки «Выбрано смен» и «Сумма» — считаются на лету по галочкам в таблице справа.
- Кнопка «Сформировать договор» — неактивна, пока не выбраны получатель и хотя бы одна смена.
Справа — таблица «Неоплаченные трудозатраты» с колонками «Дата», «Сотрудник», «Мероприятие», «Тариф», «Сумма» и полями фильтра «Сотрудник», «Мероприятие» и две даты. Галочка в шапке отмечает все строки сразу.
В таблицу попадают только неоплаченные смены вашей компании, ещё не включённые ни в один договор, — не больше 300 последних. Если таких нет: «Нет неоплаченных трудозатрат без договора.»
Что происходит после кнопки «Сформировать договор»
- Система проверяет данные получателя: фамилия, имя, дата рождения, адрес регистрации, серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт, ИНН самозанятого, расчётный счёт и БИК банка. Чего-то не хватает — договор не создастся, вы увидите сообщение об ошибке. Недостающее дозаполните в карточке сотрудника и повторите.
- Если всё на месте — создаётся договор с номером по вашей нумерации, суммой, равной сумме выбранных смен, и готовым файлом по шаблону.
- Появляется сообщение «Договор <номер> создан и сохранён в реестр.», и вы попадаете в карточку договора.
- Выбранные смены помечаются в трудозатратах как «Проверено» и «Бухгалтерия» — после этого строки блокируются от правок. Оплаченными они не становятся: выплату отмечают отдельно.
- Если у исполнителя ещё не было карточки контрагента, она создастся сама — см. «Карточки самозанятых и ИП появляются сами».
Одна смена не может попасть в два договора. Если вы отметили смену, которая уже включена в другой документ, система её не возьмёт, а когда все выбранные смены заняты — ответит «Все выбранные смены уже привязаны к существующим договорам.»
Статус «Сформирован, ожидает подписи»
У договоров с исполнителем начальный статус подписан не «Черновик», а «Сформирован, ожидает подписи»: документ уже собран, номер присвоен, он лежит в реестре — не хватает только подписи. Дальше статусы обычные договорные: «На подписании», «Подписан», «Действует», «Завершён», «Расторгнут» — что означает каждый, разобрано в статье «Типы документов и их статусы». Расторгнуть договор можно кнопкой «Расторгнуть» в шапке карточки.
Что в карточке такого договора
Кроме привычных блоков в ней есть:
- «Вид договора» — «Рамочный» или «На смены»;
- «Получатель оплаты» — ФИО исполнителя;
- «Смены в договоре» — количество и перечень: дата, тариф, мероприятие, сумма;
- «Подписанный экземпляр» — список загруженных файлов с номером версии, датой и автором.
Загрузка подписанного экземпляра
В блоке «Подписанный экземпляр» есть поле «Загрузить подписанный экземпляр (PDF / DOCX / JPG / PNG / HEIC)» и кнопка «Загрузить». Под формой написано: «После загрузки статус документа автоматически переключится в „Подписан“, дата подписания — текущая.»
Загружать можно несколько раз — каждый файл сохраняется как очередная версия. При удалении система предупредит: «Удалить подписанный экземпляр? Если это последняя версия — статус договора вернётся в „Черновик“.»
Номера и шаблоны
По умолчанию у договора с самозанятым префикс номера ДГСЗ-, у
договора с ИП — ДГИП-; поменять их можно в настройках нумерации
(«Нумерация документов»). Шаблоны у
этих договоров свои: в них подставляются данные исполнителя, формулировки
договора и перечень смен, а не позиции счёта — см.
«Переменные шаблона и строка позиций».
Услуги в договоре на смены называются по тарифам выбранных смен — через запятую, без повторов; своя формулировка встаёт вместо них, только если в мастере карточки сотрудника заполнен «Предмет договора». На странице «Тарифы» у тарифа есть строка «В договоре» — отдельное название услуги для договоров. Она сохраняется, но договоры её пока не подставляют: в тексте по-прежнему стоит название тарифа.