Оплаты по документу

Оплата в WideBear — это отдельная запись внутри документа, а не просто смена статуса. Как только вы её вносите, система сама пересчитывает оплаченную сумму, остаток и статус документа. Поэтому руками ставить «Оплачен» обычно не нужно.

Где регистрируются оплаты

Откройте документ из реестра «Бухгалтерия» и перейдите на вкладку «Оплаты». Рядом с названием вкладки стоит счётчик уже внесённых платежей.

Вкладка есть только у трёх типов документов: «Счёт на оплату», «Счёт-договор» и «Акт выполненных работ». У договоров и приложений оплат нет — там ведут срок действия и сумму договора («Договор и цепочка документов»).

Ссылку на вкладку можно передать коллеге напрямую: адрес документа с добавлением #tab-payments откроется сразу на оплатах.

Форма «Добавить оплату»

Под таблицей истории находится блок «Добавить оплату» с полями:

• «Дата» — по умолчанию сегодняшняя;
• «Сумма» — обязательное поле, значение должно быть больше нуля;
• «Способ» — «Банк. перевод», «Наличные», «Карта» или «Онлайн» (в истории оплат банковский перевод пишется полностью — «Банковский перевод»);
• «Примечание» с подсказкой «Необязательно» — сюда удобно писать номер платёжки или пометку «предоплата 50%»;
• зелёная кнопка «Добавить».

Внесённые платежи собираются в таблице «История оплат» с колонками «Дата», «Сумма», «Способ», «Примечание» и кнопкой удаления. Пока платежей нет — «Оплат не зарегистрировано».

Как оплата меняет статус документа

Сразу после сохранения платежа система складывает все оплаты по документу и выставляет статус:

Это работает и в обратную сторону. Если удалить платёж, статус пересчитается: когда оплат не осталось — документ вернётся в «Выставлен», когда осталась часть суммы — в «Частично оплачен».

Отсюда простое правило: вносите оплаты, а не переключайте статус. Если поставить «Оплачен» вручную, оплаченная сумма останется нулевой: плитка «Оплачено» в реестре, поля «Оплачено» и «Остаток» в карточке и полоса «Прогресс оплаты» считаются по фактически внесённым платежам, а не по статусу.

Прогресс оплаты и остаток

На вкладке «Основное», в карточке «Финансовая информация», видно всю финансовую картину документа: Сумма без НДС, НДС, Итого (и сумма прописью), «Оплачено», «Остаток» и «Срок оплаты».

Ниже — полоса «Прогресс оплаты» с процентом: зелёная при полной оплате, жёлтая при частичной. Полоса показывается у счёта, счёта-договора и акта, если у документа ненулевая сумма.

Удаление оплаты

В строке платежа есть кнопка с корзиной, она спрашивает подтверждение «Удалить оплату?». Кнопка доступна, пока документ не в статусе «Оплачен» и не в статусе «Отменён»: чтобы удалить платёж из полностью оплаченного счёта, сначала переведите документ в другой статус.

Когда добавить оплату нельзя

Форма «Добавить оплату» показывается только при статусах «Черновик», «Выставлен», «Частично оплачен» и «Просрочен». Если статус другой, форма просто исчезает, а на попытку внести платёж в обход система ответит «Нельзя добавить оплату к документу с текущим статусом».

Срок оплаты и просрочка

Если у документа заполнен срок оплаты, он выводится в шапке карточки как «до дата» и в блоке «Финансовая информация». Когда дата прошла, а документ не оплачен и не отменён, она подсвечивается красным и рядом появляется бейдж «Просрочен».

Статус «Просрочен» система проставляет сама: раз в сутки, ночью, она переводит в него счета на оплату и счета-договоры с прошедшим сроком оплаты, которые ещё числятся в «Выставлен» или «Частично оплачен». Если срок оплаты у документа не заполнен, автоматически он просроченным не станет — поставьте статус вручную выпадающим списком в реестре. Плитка «Просрочено», блок просроченных на дашборде и подъём документа в начало списка считают именно статус, а не дату. Подробно — «Типы документов и их статусы».

Что дальше

Как только по счёту прошла хотя бы частичная оплата, в его карточке появляется кнопка «Акт» — акт создаётся из счёта одним нажатием, с теми же позициями и реквизитами. Общая сводка по оплатам компании собрана в статье «Финансовый дашборд бухгалтерии», а по одному проекту — во вкладке «Статистика» карточки мероприятия.