Документ в WideBear можно и собрать по шаблону, и подготовить руками в Word или Excel. Второй путь работает так: вы скачиваете файл, правите его у себя, загружаете обратно — и с этого момента кнопка «Скачать» отдаёт именно ваш файл, а не свежую сборку из шаблона. Заодно каждая правка попадает в историю версий.
Кнопка «Скачать»
Откройте документ из реестра «Бухгалтерия» — кнопка стоит в шапке карточки. Она появляется, только если у документа выбран шаблон печати. Иконка подсказывает формат: Word или Excel — в зависимости от того, в каком формате сделан шаблон.
Кнопка составная: нажатие на основную часть скачивает документ, а стрелка справа раскрывает меню:
- «Из шаблона (актуальные данные)» — собрать файл заново по шаблону, с текущими реквизитами, позициями и суммами.
- «Загруженный файл» с датой и временем — отдать последний файл, который вы загрузили сами. Пункт появляется, только когда такой файл есть.
- «Загрузить новую версию…» — открыть окно загрузки.
- «Все версии» с номером текущей версии — перейти в историю.
Главное правило: если загруженный файл есть, основная кнопка «Скачать» отдаёт его. Загруженный файл становится «источником правды» и перестаёт обновляться от изменений в карточке. Чтобы получить свежую сборку по данным системы, выбирайте в меню «Из шаблона (актуальные данные)».
У УПД механика другая: вместо кнопки «Скачать» там «Предпросмотр» и зелёная «Скачать XML» — см. «УПД и счёт-фактура».
Как загрузить отредактированный файл
- Скачайте документ из шаблона и отредактируйте его в Word или Excel.
- В меню кнопки «Скачать» выберите «Загрузить новую версию…». Откроется окно «Загрузить новую версию документа» с пояснением: «Загрузите отредактированный файл .docx или .xlsx. Будет создана новая версия документа, а файл станет „источником правды“ — кнопка „Скачать“ будет отдавать именно его.»
- Выберите файл в поле «Файл (.docx или .xlsx, до 10 МБ)».
- Заполните «Краткое описание изменений» — подсказка в поле: «Например: добавил пункт 3.2 и подпись». Это описание потом видно в истории версий, и именно оно помогает через месяц понять, зачем правили документ. Если оставить поле пустым, система запишет «Загружен файл: имя файла».
- Нажмите «Загрузить версию». Рядом — «Отмена».
После загрузки система подтвердит: «Версия документа загружена (имя файла).»
Ограничения загрузки
- Только форматы
.docxи.xlsx. Иначе — «Допустимы только .docx и .xlsx.» - Не больше 10 МБ. Иначе — «Максимальный размер файла — 10 МБ.»
История версий: что и когда записывается
Новая версия документа создаётся автоматически в четырёх случаях:
| Событие | Что попадает в описание |
|---|---|
| Документ создан | «Создание документа» |
| Документ отредактирован в системе | «Редактирование документа», а у договоров — «Редактирование договора» |
| Загружен файл | Ваше краткое описание изменений |
| Документ правил внешний получатель по ссылке | «Редактирование через внешнюю ссылку» |
Короткий список последних версий виден прямо в карточке документа на вкладке «Версии» — там же кнопки «Все версии» и «Сравнить».
Страница «Все версии»
Открывается кнопкой с иконкой часов в шапке карточки (на ней написан номер текущей версии) или пунктом «Все версии» в меню кнопки «Скачать». Заголовок — «Версии документа номер», таблица называется «Все версии» и содержит колонки «Версия», «Дата», «Автор», «Источник», «Файл», «Описание», «Действия».
В колонке «Источник» стоят метки:
- «Редактирование» — правки в самой системе;
- «Загрузка» — версия с загруженным файлом;
- «Регенерация» — пересборка из шаблона;
- «Внешний» — дополнительная метка, если версию создал человек, работавший по внешней ссылке. См. «Внешняя ссылка на документ».
Просмотр и сравнение версий
Кнопка с глазом открывает снимок состояния на момент версии: «Основная информация» (Номер, Дата, Статус, Режим НДС, Ставка НДС, Сумма без НДС, НДС, Итого), «Метаданные версии» и таблицу «Позиции» — какие строки были в документе тогда. Кнопка со стрелкой вниз есть только у версий с приложенным файлом и скачивает файл именно этой версии; у версий-снимков в колонке «Файл» стоит прочерк.
Кнопка «Сравнить версии» открывает страницу с двумя списками — «Версия A (старая)» и «Версия B (новая)». Результат — таблица «Изменённые поля» со столбцами «было» и «стало» и блок «Изменения позиций» с разделами «Добавлены» и «Удалены».
Версии — это журнал, а не точки восстановления: откатить документ на старую версию одной кнопкой нельзя. Но снимок можно открыть, посмотреть прежние цифры и вернуть их вручную, а файл нужной версии — скачать.
Если что-то пошло не так
- Кнопки «Скачать» нет. У документа не выбран шаблон печати — выберите его в блоке «Шаблон печати» формы редактирования. То же скажет и кнопка «Сохранить и скачать» в форме: «У документа не выбран шаблон печати — выберите его в форме редактирования.» См. «Шаблоны документов: как сделать свой».
- В файле вместо данных остались фигурные скобки. В шаблоне стоят переменные, которых система не знает, или неверно оформлена строка позиций — см. «Переменные шаблона и строка позиций».
- Правки в карточке не видны в скачанном файле. Скорее всего, вы получаете загруженный файл. Выберите в меню «Из шаблона (актуальные данные)».
Шаблон при выгрузке всегда берётся в актуальном виде, поэтому документ не «устаревает» относительно исправленного шаблона: поправили шаблон — следующая сборка уже с правками.