Срок — это дата, к которой задача должна быть закрыта. От него зависит подсветка просрочки, попадание задачи в календарь и автоматические напоминания в мессенджер.
Как поставить срок
Срок задаётся в блоке «Срок» карточки задачи или сразу в форме «Новая задача» — это обычное поле даты. Значение сохраняется мгновенно, кнопки «Сохранить» нет. Чтобы убрать дату, нажмите ссылку «Убрать» рядом с полем.
Под полем система выводит человеческую подпись: «сегодня», «завтра», «через 3 дня», а для просроченных — «просрочено на 2 дня». Дальние даты показываются просто датой.
Как срок виден на доске и в списке
Срок и просрочка подсвечиваются в нижней строке карточки и строки списка. У выполненных задач просрочка не показывается — закрытая задача перестаёт «краснеть».
Дополнительно в блоке «Показывать на карточке доски» можно включить две «пилюли»:
- «Срок» — сама дата;
- «Обратный отсчёт» — «сегодня», «3 дн.», у просроченных «−2 дн.», у закрытых «выполнено».
Задачи в календаре мероприятий
Задачи со сроком рисуются в календаре мероприятий отдельными плашками на дату. Важные детали:
- показываются только невыполненные задачи;
- цвет плашки — по приоритету: критический тёмно-красный, высокий оранжевый, обычный синий, низкий серый;
- нажатие на плашку открывает карточку задачи прямо из календаря;
- виден ли поток задач, зависит от выбранного пресета: во встроенном пресете «Все» задачи показываются, в «Мероприятия» — нет, а пресет «Задачи» оставляет на экране только их.
Подробнее о пресетах — в статье «Пресеты фильтров в календаре».
Где включить напоминания
Откройте Настройки компании → вкладка «Задачи». Там один блок — «Уведомления о задачах» с пояснением «Напоминания приходят исполнителю задачи в Telegram и в уведомления CRM»:
- Переключатель «Напоминать о приближающихся дедлайнах» — «Одно напоминание на задачу — за указанное ниже время до срока».
- Поле «За сколько часов до дедлайна напоминать» — от 1 до 168 часов (168 ч = неделя), по умолчанию 24. Поле остаётся доступным, даже если переключатель выключен: число можно выставить заранее.
- Переключатель «Напоминать о просроченных задачах» — «Пока задача не закрыта, напоминание повторяется раз в сутки».
Настройки общие для компании и действуют на все задачи сразу. Если у вас нет прав на их изменение, система покажет предупреждение «Менять настройки уведомлений может руководитель компании».
Как приходят напоминания
Система проверяет задачи раз в час. По одной задаче каждое напоминание отправляется не чаще одного раза в сутки, поэтому поток сообщений не превращается в спам. Получают напоминание все исполнители и автор задачи.
Напоминание о приближающемся дедлайне выглядит так: заголовок «🔔 Приближается дедлайн задачи», название задачи, строка «📅 Срок:» с датой и название мероприятия (или пометка «(без мероприятия)»).
Напоминание о просрочке: «⚠️ Просроченная задача» с числом дней в скобках и строкой «📅 Срок был:».
Кнопка «Выполнил» прямо в сообщении
В обоих напоминаниях под текстом есть кнопка «✅ Выполнил». Нажатие закрывает задачу, не открывая систему: сообщение дополняется строкой «✅ Выполнено — Имя Фамилия», а кнопки из него исчезают.
Нажать её может только исполнитель, ответственный или автор задачи. Постороннему придёт ответ «⚠️ Задача не найдена или вы не являетесь исполнителем», а если задачу уже закрыли — «Задача уже выполнена».
Когда напоминание не придёт
- Ночью. Напоминания уходят только в разрешённые часы уведомлений — они отсчитываются по часовому поясу вашей компании. За пределами этого окна проверка пропускается, и напоминание уйдёт при следующей проверке уже в разрешённое время.
- По задачам архивных мероприятий — они в напоминания не попадают.
- По уже закрытым задачам и по задачам без срока — напоминать не о чем.
- Если сотрудник не подключён к боту компании. Что проверить — в статье «Сотруднику не приходят уведомления: что проверить».