Под каждое большое мероприятие команда обычно заводит рабочий чат в Telegram. Бот вашей компании умеет «привязать» такой чат к конкретному мероприятию — после этого система сама зовёт в него назначенный персонал и знает, куда слать сообщения по проекту.
Зачем привязывать групповой чат
- Всем, кого уже назначили на смены, придёт личное приглашение со ссылкой на группу — никого не надо добавлять руками.
- В персональных уведомлениях о назначении появляется дополнительная кнопка «Вступить в группу мероприятия»: человек попадает в чат прямо из приглашения на смену.
- Чат перестаёт быть «одним из многих» — он закреплён за проектом с его датами.
Привязка живёт на стороне бота: в интерфейсе сайта отдельной страницы для неё нет, всё делается в самом Telegram.
Как привязать группу к мероприятию
- Создайте в Telegram группу под мероприятие и добавьте в неё бота вашей компании — того самого, через которого сотрудники получают вызовы на смены (не общий бот входа WideBear; как он подключается — «Как подключить Telegram-бот»).
- Назначьте бота администратором группы. Без прав администратора он не сможет создать ссылку-приглашение. Если бота добавили обычным участником, он сразу напишет в чат: «Бот добавлен в группу. ⚠️ Для полноценной работы бота рекомендуется сделать его администратором группы. Это необходимо для создания ссылок-приглашений и управления группой мероприятия. После назначения администратором бот автоматически предложит выбрать мероприятие для привязки».
- Как только бот стал администратором, он присылает сообщение «Бот добавлен в этот чат. Выберите мероприятие, к которому нужно привязать эту группу:» и список кнопок с ближайшими мероприятиями компании в виде «Название (ДД.ММ)» — до двадцати штук.
- Нажмите кнопку с нужным мероприятием.
В ответ бот подтверждает: «Группа успешно привязана к мероприятию ✅», а ниже — название мероприятия, его даты и ссылка для приглашения в группу.
Если у компании ещё нет ни одного мероприятия, бот ответит: «Бот добавлен в группу, но у компании пока нет мероприятий». Сначала заведите проект в разделе «Мероприятия» — как это сделать, описано в статье «Как создать мероприятие».
Если список мероприятий не появился
Вызовите его вручную: отправьте в группе команду /link_event (равнозначная ей — /bind_event). Бот проверит, что он администратор, и снова покажет кнопки выбора мероприятия.
Команда работает только в групповых чатах и только у тех, кто зарегистрирован в системе. Если бот не администратор, ответ будет: «⚠️ Для привязки группы к мероприятию бот должен быть администратором группы. Назначьте бота администратором и попробуйте снова».
Кто может привязывать группу
Привязать группу может сотрудник с уровнем доступа «3 — Проджект менеджер» и выше. У остальных бот ответит: «У вас недостаточно прав для привязки группы к мероприятию. Обратитесь к администратору». Незарегистрированному в системе человеку бот предложит сначала написать /start боту в личном чате. Про уровни — в статье «Уровни доступа: кто что видит и может».
Что происходит сразу после привязки
Если группа привязана к мероприятию впервые (или вы перепривязали мероприятие на другой чат), бот рассылает всем назначенным сотрудникам с подключённым Telegram личное сообщение:
«Для вашего мероприятия создана рабочая группа в Telegram» — с названием мероприятия, датами и кнопкой «Вступить в группу».
Рассылка уходит всем назначенным на мероприятие, кроме дополнительных позиций — тех, что отмечены как дополнительные и не идут в смету для клиента. Люди, у которых Telegram не привязан, приглашение не получат: им ссылку придётся передать самим. Как подключить сотрудника к боту — в статье «Сотруднику не приходят уведомления: что проверить».
Тех, кого добавят на мероприятие позже, система позовёт в группу автоматически: в их приглашении на смену появится кнопка «Вступить в группу мероприятия» рядом с кнопками «✅ Принять» и «❌ Отклонить». Подробнее про эти уведомления — «Как добавить сотрудников на мероприятие» и «Статусы подтверждения сотрудников».
У мероприятия может быть только одна привязанная группа. Держитесь правила «один проект — один чат»: так вы всегда знаете, куда бот отправит сообщения и кого позовёт.
Вызывной
Вызывной — это одно общее сообщение на дату: список всех, кто выходит в этот день, с разбивкой по площадкам и залам, временем явки и тарифом, и одной общей кнопкой «✅ Буду вовремя», чтобы каждый подтвердил себя одним нажатием.
Важно: отдельной кнопки отправки вызывного в карточке мероприятия сейчас нет — этот блок в интерфейсе скрыт. Пока его нет, сбор подтверждений работает через персональные приглашения на смену: каждый сотрудник получает своё уведомление с кнопками «✅ Принять» и «❌ Отклонить», а результат виден в мероприятии на вкладке «Залы и персонал» в статусе рядом с фамилией. Если вызывной нужен вашей компании как отдельная рассылка — напишите в поддержку через пункт «Есть вопросы?» внизу меню слева.
Если группы нет
Привязывать чат необязательно. Без группы всё продолжает работать по-старому: приглашения на смены, напоминания и изменения по мероприятию приходят каждому сотруднику в личку от бота компании. Группа лишь добавляет общий канал для оперативного общения смены. Что ещё умеет бот — в статье «Что умеет Telegram-бот компании: кнопки и команды».